00 README

Руководство пользователя HR-системы Ruxeo

Что это за система

Перед вами модуль кадрового архива и кадрового делопроизводства, реализованный в составе ECM-платформы Ruxeo. Он автоматизирует кадровые бизнес-процессы и обеспечивает соответствие требованиям регуляторов (Трудовой кодекс РФ, 152-ФЗ о персональных данных, 377-ФЗ и Постановление 729 о КЭДО, 63-ФЗ об электронной подписи) к хранению и обработке кадровой документации.

Что система делает:

Ведёт оргструктуру: бизнес-единицы, подразделения, должности, сотрудники.
Поддерживает полный цикл кадрового делопроизводства: трудоустройство, переводы, отпуска, командировки, увольнения — как в бумажном, так и в электронном (КЭДО) формате.
Проводит маршруты согласования и подписания (УКЭП работодателя, УНЭП работника) с фиксацией всех этапов в архиве.
Хранит подписанные документы, скан-копии, согласия на обработку ПДн в виде юридически значимого архива со сроками хранения.
Предоставляет работнику личный кабинет (веб-портал и мобильное приложение) для подачи заявлений, ознакомления с приказами, оформления командировок и авансовых отчётов.
Формирует отчёты для контроля кадровой работы.

Что система НЕ делает. Это не учётная система — она не заменяет 1С:ЗУП, SAP HR или иную HRM-систему, в которой ведётся расчёт зарплаты, налогов, табелей, отпускного баланса и других учётных показателей. Ruxeo автоматизирует процессы, итогом которых становится кадровое событие (приём, перевод, отпуск, увольнение, изменение договора и т. д.). После того как событие в Ruxeo подписано и заархивировано, оно отражается в учётной системе — либо через коннектор (предусмотрен механизм синхронизации с 1С:ЗУП), либо ручным вводом ответственным сотрудником.

Иначе говоря, Ruxeo — функциональное дополнение к учётной системе: ECM-инструмент для оформления, согласования, подписания и долговременного хранения кадровых документов.

Каким организациям подходит. Тем, кто хочет:

Перевести часть документооборота с работниками в электронный вид (КЭДО), оставаясь в правовом поле РФ.
Снизить нагрузку на кадровых специалистов за счёт маршрутизации согласований, шаблонов документов, автозаполнения.
Получить надёжный архив подписанных документов с поиском по сотруднику, виду и периоду.
Иметь готовое мобильное приложение и веб-портал для работника без разработки своими силами.
Сохранять полноценный учёт в существующей ERP/HRM (1С:ЗУП, SAP HR, Босс-Кадровик и т.п.) — и при этом автоматизировать весь предшествующий учёту цикл.

Аудитория и цель документа

Аудитория: кадровые специалисты заказчика, изучающие возможности системы и оценивающие её применимость к процессам своей организации.

Цель: дать целостное представление о возможностях системы и о том, как её настраивать и эксплуатировать. Документ построен «от настройки к использованию»: сначала вы настраиваете оргструктуру, потом ведёте кадровые процессы.

Состав: 12 разделов, каждый — отдельный файл. Читать рекомендуется по порядку, поскольку 02 опирается на 01, 03–04 — на 01 и сотрудников, и так далее.

Содержание

№	Раздел	Файл	Что внутри
01	Оргструктура (ОШС)	01_orgstructure.md	БЕ, подразделения, должности, сотрудники, привязка учётных записей
02	Двойная структура	02_dual_structure.md	Штатное + функциональное подчинение через постоянных заместителей
03	Бумажное трудоустройство	03_paper_hiring.md	Сотрудник без КЭДО, бумажный трудовой договор и приказ
04	Электронное трудоустройство (КЭДО)	04_kedo_hiring.md	Приглашение → онбординг на портале → УНЭП → подписание
05	Бумажные кадровые события	05_paper_personnel_events.md	Договорные изменения, отпуска, увольнения без портала
06	Входящие КЭДО — заявления работника	06_kedo_inbound_statements.md	Сотрудник создаёт заявление через Портал, согласование, подписание
07	Исходящие КЭДО — приказы работодателя	07_kedo_outbound_orders.md	Работодатель отправляет приказ на ознакомление/подпись на Портал
08	Массовые приказы	08_mass_orders.md	Один приказ на N сотрудников, индивидуальная подпись каждого
09	Приказы по штатному расписанию	09_staffing_table_orders.md	Изменения ШР: ввод/вывод позиций, переименования
10	Графики отпусков	10_vacation_schedules.md	Годовой график на подразделение, согласование
11	Командировки и авансовые отчёты	11_trips_and_expenses.md	Заявка на поездку → приказ → факт. поездка → АО
12	Отчёты	12_reports.md	Каталог отчётов, фильтры, экспорт

О чём этот документ — и о чём НЕ

О чём: функциональные возможности кадрового модуля Ruxeo. Концептуальные модели (что такое БЕ, как устроены делегирования, как ведутся КЭДО-маршруты) и пошаговые сценарии (как создать сотрудника, как отправить заявление, как утвердить отпуск).

НЕ о чём:

Развёртывание системы и работа администратора Ruxeo (отдельные руководства).
Программный API (REST/SOAP) для интеграций.
Работа с другими модулями платформы вне кадровой части.
Юридические тонкости КЭДО, ТК РФ, 152-ФЗ — это юридическая, не функциональная сторона.

О версии и зрелости функций. В руководстве описано целевое поведение системы — то, как соответствующий процесс должен выглядеть и работать с точки зрения пользователя кадрового модуля. Часть функций уже доступна в текущей версии «как есть»; часть требует уточнения сценария на стенде вашего проекта (в зависимости от установленных модулей и настроек). Если конкретный шаг работает иначе, чем описано — обратитесь к руководителю проекта внедрения; обычно это либо вопрос настройки конкретного стенда, либо приоритезации в плане доработок на ближайший квартал. В каждом разделе ключевые особенности версии помечены значком ⚠️ — обратите на них внимание.

Условные обозначения

В тексте разделов вы встретите:

[Шаг X] — действие пользователя в UI.
[Поле Y] — поле формы.
[Кнопка Z] — кнопка / триггер действия.
> — путь по дереву или в меню (Архив > Кадровый > Сотрудники > Иванов И.И.).
⚠️ Особенность — поведение системы, о котором полезно знать заранее (текущее ограничение, нюанс конфигурации, правило, не очевидное из UI).
🛠 Для администратора — действия, доступные только пользователю в роли администратора кадрового архива.
👤 Для кадровика — основная роль кадрового специалиста.
👁 Для контролёра — просмотр без изменений.
🧑 Для работника — действия со стороны сотрудника на портале или мобильном приложении.

Учётные записи и роли для практики

Чтобы пройти все сценарии руководства, потребуется три учётных записи разных ролей:

Логин	Роль	Что может
hr_admin	Администратор кадрового архива	Всё: настройка ОШС, журналов регистрации, мета-ролей.
hr_specialist	Кадровик	Создавать кадровые документы, согласовывать, готовить приказы, инициировать КЭДО.
test_employee	Работник	Заходить на портал, создавать заявления, подписывать УНЭП.

Если каких-то учёток нет — обратитесь к ИТ-сопровождению. Шаги по созданию пользователей и связке их с карточками сотрудников описаны в разделе 01, §6.

Где находится система

Web-интерфейс кадровика: https://\<стенд>/nuxeo/ui/
Портал работника: https://\<стенд>/portal/
Мобильное приложение работника: скачивается отдельно (см. HR_PORTAL_TESTING_GUIDE.md).
Страница администрирования (журналы регистрации, мета-роли, настройки) — в Web UI через меню «Администрирование» (доступно только администраторам).

С чего начать ознакомление

1. Изучите [01](01_orgstructure.md) и заведите тестовую БЕ с парой подразделений и должностей.

2. Создайте 5–10 сотрудников — половину со включённым КЭДО, половину без, из обоих подразделений.

3. Привяжите 2–3 сотрудника к учётным записям в системе.

4. Дальше идите по разделам в порядке от 03 до 11 — по каждому пройдите хотя бы один сценарий.

5. Раздел 12 прочтите, когда накопите данные — отчёты на пустой системе мало что показывают.

Обратная связь

В ходе работы у вас будут возникать вопросы и пожелания: что-то покажется удобным, что-то — нет, какой-то фрагмент функциональности захочется адаптировать под процесс вашей организации. Всё это — ценная информация для совместной работы.

Лучший способ передать такие наблюдения — собрать список и обсудить с руководителем проекта внедрения или ответственным кадровым консультантом. Чем подробнее описание (роль, последовательность действий, что хотелось бы получить вместо текущего поведения) — тем быстрее можно превратить пожелание в задачу.

Удачи в работе с системой!