Досье контрагента#

Что такое досье#

Досье — папка вокруг одного объекта, состав которой задан правилами, а не привычкой. У досье есть субъект (в текущей поставке — карточка контрагента), ответственный, разделы и уровень полноты: система сама говорит, собран комплект или нет и чего в нём не хватает.

Отличие от обычной папки одно и оно решающее: папка показывает, что в ней лежит, а досье — чего в ней не лежит.

Досье заводится на конкретном контрагенте и живёт вместе с ним: переименовали карточку — досье помнит, на кого его заводили, потому что наименование и ИНН снимаются в момент создания.

Разделы#

Состав разделов задаёт справочник и правит администратор без обновления системы. В поставке у досье контрагента четыре раздела:

Учредительные документы — устав, свидетельства, решения о назначении.
Договорные документы — договоры и приложения к ним.
Финансовые документы — отчётность, справки, платёжные документы.
Прочее — всё, что не попало в предыдущие три.

Раздел — это не просто подпапка, а позиция состава: правило комплектности говорит, сколько документов и какого вида должно быть в разделе, чтобы он считался закрытым.

Уровни полноты#

Уровень	Что означает
100	Комплект собран: все обязательные разделы закрыты
50	Условно полное: комплект не собран, но решение принято человеком
0	Неполное: хотя бы один обязательный раздел пуст или заполнен не до конца

Рядом с уровнем показывается состояние: «полное», «условно полное», «неполное» или «утратило актуальность» — последнее означает, что документы в досье были, но у них истёк срок актуальности.

Уровень пересчитывается сам, когда в досье что-то добавляют или изымают. Кнопка «Пересчитать» на вкладке «Состав» нужна для случая, когда документ правили в стороне и хочется убедиться, что досье это увидело.

Условно полное#

Бывает, что работу нельзя останавливать до сбора всего комплекта: счёт открывают, договор подписывают, а часть документов контрагент дошлёт. Для этого досье помечается условно полным — кнопкой «Условно полное» с обязательным указанием причины.

Что важно знать про эту пометку:

она поднимает уровень до 50, но не до 100 — комплект по-прежнему не собран, и это видно;
пересчёт её не сбрасывает: решение человека автоматика не отменяет;
если комплект всё-таки соберут, пересчёт поднимет уровень до 100 сам;
в досье остаётся, кто и когда её поставил и с какой формулировкой;
снимается она кнопкой «Снять» — после этого уровень снова считается по составу.

Право ставить и снимать пометку есть у ответственных за досье, а не у всех, кто досье видит.

Как добавить документ#

Из карточки досье, вкладка «Состав»:

«Добавить файл» — создаёт документ прямо в выбранном разделе. Обычный путь для документа, который нигде больше не нужен.
«Ярлык» — берёт документ, который уже живёт в системе, и показывает его в разделе.

Ярлык вместо копии#

Один и тот же документ часто нужен в нескольких местах: договор лежит в договорном реестре и должен числиться в досье контрагента, а иногда и в досье сделки.

Копировать его нельзя — копии расходятся: подписали одну, исправили другую, и какая из них настоящая, потом не выяснить. Поэтому в досье кладётся ярлык: документ остаётся там, где он живёт, а в разделе досье виден как обычная строка с пометкой ярлыка.

Из этого следуют два практических правила:

в комплектность ярлык засчитывается наравне с документом, созданным внутри досье;
изъятие ярлыка из досье не удаляет документ — он остаётся на своём месте. Изымают ярлык кнопкой изъятия в составе.

Запросить недостающее#

Когда в составе видно, чего не хватает, кнопка «Запросить» заводит поручение на сбор недостающих документов: исполнитель, срок и перечень разделов подставляются из недостачи. Дальше это обычное поручение — оно видно в списке задач исполнителя, по нему идёт контроль срока и напоминания.

Жизненный цикл досье#

Формируется → Действует → Закрыто → В архиве
                   ↑          ↓
                   └──────────┘
                    (переоткрытие)

Формируется — досье заведено, состав ещё собирается.
Действует — рабочее состояние.
Закрыто — работа с контрагентом завершена. Закрытое досье новых документов не принимает: попытка добавить файл или ярлык отклоняется с указанием причины. Если документ всё-таки нужен, досье сначала переоткрывают.
В архиве — досье передано на хранение по сроку.

Где смотреть досье#

Карточка контрагента, вкладка «Досье» — все досье этого контрагента.
Реестр досье — все досье с видом, субъектом, ответственным, уровнем и датой последней проверки. Отбирается по виду, бизнес-единице, состоянию и признакам регулирования.
Реестр «Некомплектные» — только неполные и утратившие актуальность, с колонкой «Чего не хватает». Это рабочий список для того, кто отвечает за сбор документов.
Плитка на главной — сводка: всего досье, из них неполных, условно полных и утративших актуальность.

Частые вопросы#

Досье показывает «неполное», хотя все документы на месте. Проверьте, в тех ли разделах они лежат: документ засчитывается правилу того раздела, в котором находится. Документ, положенный в «Прочее», обязательный раздел не закрывает.

Документ есть, но помечен как утративший актуальность. У позиции состава задан срок актуальности (например, справка действительна год). Такой документ остаётся в досье, но комплект не закрывает — нужен свежий.

Почему я не могу добавить документ. Либо досье закрыто (см. жизненный цикл), либо у вас нет прав на изменение этого досье. Права на досье выданы по бизнес-единице субъекта.