02. Двойная структура: штатное + функциональное подчинение#

В крупных организациях редко бывает «одна» оргструктура. Сотрудник по штатному расписанию числится в одном подразделении, а по проектной/процессной деятельности подчиняется руководителю из другого. Этот раздел показывает, как такую двойную структуру отразить в Ruxeo и как добиться, чтобы задачи на руководителя по функциональной линии видел тот, кто реально работает.

§1. Концепция#

Зачем нужны две структуры#

Пример. У вас БЕ «Демо-Компания»; в ней есть штатное подразделение «Финансовый департамент» с руководителем Финдиром, и функциональное подразделение «Проектный комитет» с руководителем Главным проектным менеджером. Бухгалтер Иванов формально подчиняется Финдиру (зарплата, отпуска, дисциплина — через него). Но 70% времени Иванов работает на Проектный комитет (приоритеты задач, согласование бюджетов проектов).

Когда задачу согласования бюджета проекта надо отправить «руководителю Иванова» — кому она должна попасть? По штатной линии — Финдиру (но он не в курсе проекта). По функциональной линии — Главному ПМ (и это правильно).

Решение: ведём две параллельные оргструктуры под одной БЕ и связываем их через постоянных заместителей. Сотрудник по штатной линии становится «постоянным заместителем» функционального сотрудника. Все задачи, направленные на функционального сотрудника, реально выполняются штатным.

Как Ruxeo это поддерживает#

В Ruxeo нет специального «второго дерева» — обе структуры строятся в одном и том же справочнике подразделений, просто разными корнями. Под одной БЕ можно завести любое количество корневых подразделений: по одному корню под штатное и под функциональное подчинение, плюс при желании отдельные корни под филиальную структуру и т. п.

Связь «один Сотрудник реально работает за другого» оформляется документом «Делегирование» (Delegation). Постоянный заместитель — это просто делегирование без даты окончания (или с отдалённой датой) и со специальной причиной «постоянное заместительство».

⚠️ В текущей версии в карточке Подразделения нет поля-флага «штатное / функциональное». Различаются они только по корню дерева и неймингу. Контроль того, что в штатном дереве не появилось «функциональное» подразделение и наоборот — на администраторе. Полезно фиксировать соглашение по неймингу в проектной документации.

§2. 🛠 Создание двух деревьев под одной БЕ#

Кто: администратор. Где: «Администрирование» → «Подразделения».

Шаг 1. Завести два корневых подразделения#

Например:

Код	Наименование	Назначение
`STAFF-ROOT`	Штатная структура	Корень всего штатного дерева
`FUNC-ROOT`	Функциональная структура	Корень всего функционального дерева

Обе единицы привязываются к одной и той же БЕ; поле «Родительское подразделение» — пустое.

Это технические корни, в них самих сотрудников обычно не размещают; они нужны только как «начало двух деревьев».

Шаг 2. Развернуть штатное дерево#

Под STAFF-ROOT заводите подразделения по штатке:

Финансовый департамент (родитель: STAFF-ROOT)
- Бухгалтерия
- Казначейство
ИТ-департамент (родитель: STAFF-ROOT)
- Разработка
- Эксплуатация

Шаг 3. Развернуть функциональное дерево#

Под FUNC-ROOT заводите функциональные единицы:

Проектный комитет (родитель: FUNC-ROOT)
- Группа проекта Альфа
- Группа проекта Бета

Соглашение по именованию#

Чтобы кадровики в дальнейшем не путали штатные и функциональные подразделения, рекомендуем добавлять префикс к коду или наименованию. Например:

Подразделение	Код
Бухгалтерия	`STAFF-FIN-ACC`
Группа проекта Альфа	`FUNC-PRJ-ALPHA`

Это не обязательное требование системы, но сильно облегчает жизнь, особенно когда подразделений много.

§3. 👤 Создание двух наборов сотрудников#

Здесь главное правило: физический человек = ОДНА штатная карточка + НОЛЬ или НЕСКОЛЬКО функциональных карточек.

Штатные сотрудники#

Это базовые карточки. Создаются по процедуре из раздела 01, §5.

Особенности: - ✓ Привязаны к подразделению из штатного дерева. - ✓ Имеют табельный номер. - ✓ Привязаны к учётной записи в системе. - ✓ Из них формируются группы безопасности «Сотрудники подразделения N». - ✓ Они получают зарплату, отпуска, идут через КЭДО.

Функциональные сотрудники#

Это дублирующие карточки для отображения функционального подчинения. Заводятся также через процедуру из раздела 01, §5, но с тремя отличиями:

✗ Не присваиваем табельный номер (поле «Табельный номер» оставляем пустым; в журнале регистрации Сотрудников можно временно отключить автонумерацию для этой карточки или просто очистить поле сразу после создания).
✗ Не привязываем к учётной записи (поле «Учётная запись» — пустое).
✓ Привязаны к функциональному подразделению (например, «Группа проекта Альфа»).
✓ ФИО — то же, что у штатной карточки. Можно к названию добавить пометку: «Иванов И.И. (функциональная)».

Функциональная карточка — это «роль в проекте», а не «второй человек». На неё можно адресовать задачи, она появляется в иерархии функционального дерева, но всё реальное (зарплата, отпуска, КЭДО, заявления) ведётся через штатную.

Пример#

Физический сотрудник	Штатная карточка	Функциональная карточка
Иванов И.И.	Бухгалтерия → Иванов (таб. 2026-MSK-0010, учётка `ivanov`)	Группа проекта Альфа → Иванов (таб. нет, учётка нет)
Петрова М.А.	Бухгалтерия → Петрова (таб. 2026-MSK-0011, учётка `petrova`)	(нет — она работает только по штату)

§4. 🛠 Создание постоянного замещения#

Теперь связываем функциональные карточки со штатными — чтобы задачи, попадающие на функциональную карточку, фактически попадали к человеку через его штатную учётку.

Кто: администратор. Где: дерево слева → Архив > Делегирования → создать новый документ «Делегирование».

Шаги#

[Шаг 1] Откройте папку «Делегирования» в кадровом архиве.

[Шаг 2] «Создать» → «Делегирование».

[Шаг 3] Заполните карточку:

Поле	Что вводить	Пример
Кого замещают (делегатор)	Сотрудник из функционального дерева	Иванов И.И. (функциональная карточка из «Группа проекта Альфа»)
Кто замещает (заместитель)	Сотрудник из штатного дерева, привязанный к учётной записи	Иванов И.И. (штатная карточка из «Бухгалтерия»)
Дата начала	Сегодняшняя или дата приёма в проект	01.01.2026
Дата окончания	Можно оставить пустой (постоянное замещение) либо указать срок проекта	(пусто)
Причина	Из справочника причин делегирования	«Постоянное замещение» (`const_deputy`)
Бизнес-единица	БЕ обоих сотрудников	ООО «Демо-Компания»

[Шаг 4] Сохранить.

[Шаг 5] Перевести жизненный цикл документа в состояние «Активно» (через действие в меню документа).

Что произошло#

С момента активации делегирования штатный Иванов получает «виртуальное» членство во всех группах безопасности, к которым относится функциональный Иванов:

Группа подразделения «Группа проекта Альфа».
Группы, в которые функциональный Иванов был добавлен индивидуально (если такие есть).

Это членство не записывается в систему явно — оно подсчитывается «на лету» при каждом входе штатного Иванова в систему. Всё, что выглядит «принадлежностью к группе» (видимость задач, доступ к документам, отображение в диспетчере подразделения) — теперь работает для штатного Иванова так, как будто он сам в этих группах состоит.

Тонкая настройка: исключения#

⚠️ Иногда нужно дать постоянное замещение, но исключить определённые группы (например, доступ к секретным финансовым документам функционального руководителя). В текущей версии такая возможность есть на уровне модели данных, но удобного UI для её настройки нет — настройка выполняется через ИТ-сопровождение по запросу.

§5. 👤 Сценарий: задача на функциональную карточку → выполняет штатный сотрудник#

Соберём всё вместе на примере.

Исходные данные#

БЕ: ООО «Демо-Компания»
Штатный Иванов (Бухгалтерия), учётная запись ivanov.
Функциональный Иванов (Группа проекта Альфа) — без учётной записи.
Документ-делегирование: функц. Иванов → штат. Иванов, причина «Постоянное замещение», статус «Активно».
Кадровик создаёт приказ, в котором согласующим назначен «руководитель подразделения Группа проекта Альфа».

Поток#

[1] Кадровик запускает маршрут согласования приказа. [2] На шаге «согласование руководителем подразделения» система определяет, что руководитель «Группы проекта Альфа» — функциональный Иванов. [3] Задача формируется на функционального Иванова. [4] Поскольку функциональный Иванов не привязан к учётной записи — система ищет, кто может видеть его задачи через делегирования. Находит активное делегирование на штатного Иванова. [5] Штатный Иванов под учёткой ivanov заходит в систему → в его «Задачах» появляется приказ → он согласовывает. [6] Маршрут идёт дальше; в истории документа видно, что согласование выполнил ivanov, выступив в роли «функциональный Иванов из Группы проекта Альфа».

Где это видно#

👁 Контролёр / администратор видит и кому изначально была направлена задача (функциональная карточка), и кто её фактически выполнил (штатная учётная запись). Это полезно при аудитах.
👤 Кадровик при настройке маршрута может работать с обеими моделями: «руководитель подразделения по штату» и «руководитель подразделения по функционалу» — в зависимости от того, какую ветку дерева выбрал.
🧑 Сотрудник на портале видит только свои реальные задачи, не различая «по штату это или по функционалу».

§6. 👁 Проверка корректности настройки#

Поскольку в текущей версии нет встроенного «инспектора делегирований» в UI, проверять настройку рекомендуется так:

Проверка 1. Корни — два#

В справочнике подразделений отфильтруйте по нужной БЕ. Должны быть видны минимум два подразделения с пустым родителем — корни штатного и функционального деревьев.

Проверка 2. Сотрудники не пересекаются#

В справочнике сотрудников отсортируйте по подразделению. Убедитесь: - Все сотрудники в штатных подразделениях имеют табельный номер и учётку. - Все сотрудники в функциональных подразделениях НЕ имеют табельного номера и учётки.

Проверка 3. Делегирования активны#

В папке «Делегирования» откройте список и убедитесь, что нужные документы — в состоянии «Активно». Деактивированные не работают.

Проверка 4. Поток задачи#

Имитируйте процесс: создайте тестовый приказ, направьте на согласование руководителю функционального подразделения. Убедитесь, что соответствующий штатный сотрудник видит эту задачу под своей учётной записью.

§7. ⚠️ Особенности и ограничения#

Делегирование не каскадируется#

Если штатный Иванов сам в отпуске и у него временный заместитель Петров — задачи функционального Иванова не попадут к Петрову через цепочку «функц. Иванов → штат. Иванов → штат. Петров». Каскадирование делегирований не поддерживается принципиально (это защита от непредвиденных передач полномочий).

Решение в случае отпуска штатного Иванова — оформить ему временное делегирование на Петрова и Петров получит его собственные задачи. Задачи функционального Иванова уйдут к нему по цепочке функц. → штат. Иванов, и пока штатный Иванов в отпуске — они будут ждать его возвращения. Если это критично, можно дополнительно завести второе делегирование функц. Иванов → Петров на время отпуска Иванова.

Функциональная карточка не получает зарплату/отпуск/договор#

Никаких трудовых документов на функциональную карточку не оформляйте. Все договорные изменения, отпуска, увольнения — только на штатную. Функциональная нужна только как «адрес» для функциональной маршрутизации задач.

При увольнении сотрудника#

При увольнении штатного Иванова обязательно: 1. Деактивируйте все его делегирования (в которых он — «кто замещает» И в которых он — «кого замещают»). 2. Если есть его функциональная карточка — её тоже архивируйте. 3. Если на функциональную карточку были «активные» маршруты — переопределите задачи на нового сотрудника.

Без этих шагов задачи могут «зависнуть» на несуществующем сотруднике.

Административный обзор делегирований#

В текущей версии нет страницы вида «вот все активные делегирования для пользователя X». Если нужно понять, под кого выступает Иванов и под кого выступают на его место — администратор делает это через поиск в папке «Делегирования» с фильтром по сотруднику.

§8. Что дальше#

Двойная структура — это инфраструктурная штука; пока вы не запустите хоть один маршрут согласования (раздел 03–07), её ценность не видна. Поэтому, если у вас всё настроено и проверено — переходите к 03. Бумажное трудоустройство или 04. Электронное (КЭДО), оформите там пару сотрудников, и потом возвращайтесь сюда поэкспериментировать с маршрутизацией задач через функциональные карточки.