Перейти к содержанию

04. Электронное трудоустройство (КЭДО)#

В этом разделе пройдём приём работника полностью в цифровом виде. Никакой бумаги: ни печатей, ни сканов, ни почтовых отправлений. Работник проходит онбординг через личный кабинет на портале (или мобильное приложение), оформляет себе УНЭП, подписывает трудовой договор и приказ электронно.

КЭДО реализует требования 377-ФЗ и Постановления Правительства № 729 от 2022 г. — это юридически значимый электронный документооборот между работодателем и работником.

§1. Что в КЭДО-сценарии происходит#

Цикл состоит из десяти этапов. Часть из них — копия бумажного сценария (раздел 03), часть — новые шаги, специфичные для КЭДО.

Этап Кто делает Где
1. Заведение карточки кандидата Кадровик Web UI, архив
2. Отправка приглашения на портал Кадровик Web UI
3. Заполнение анкеты Кандидат Портал работника
4. HR-проверка анкеты Кадровик Web UI
5. Выпуск УНЭП работнику Кандидат + система Портал → Astral Cloud
6. Подготовка трудового договора и приказа Т-1 Кадровик Web UI
7. Подписание со стороны работодателя (УКЭП) МЧД-подписант Web UI
8. Подписание со стороны работника (УНЭП) Работник Портал
9. Финальная проверка Кадровик Web UI
10. Активация работника автоматически —

Длительность всего цикла зависит от скорости кандидата на этапах 3 и 8 — обычно от нескольких часов до 2–3 дней.

§2. 👤 Шаг 1: Заведение карточки кандидата#

Карточка Сотрудника создаётся так же, как в разделе 01, §5, но с тремя важными отличиями для КЭДО.

Поле Значение для КЭДО
Рабочий email Обязательно. На него уйдёт письмо-приглашение.
Согласие на КЭДО Включено ✓
Способ подписания По умолчанию «Astral Cloud» (УНЭП через сервис Астрал-Платформа). Если у вашей организации — Госключ, выбирайте его.
Учётная запись Не создавайте на этом этапе. Учётка появится автоматически при активации работника.

После сохранения карточки система: 1. Присвоит табельный номер. 2. Создаст под Сотрудником семь стандартных подпапок. 3. Переведёт Сотрудника в специальное состояние «кандидат» — это означает, что трудоустройство ещё не завершено.

§3. 👤 Шаг 2: Отправка приглашения#

[Шаг 1] Откройте карточку Сотрудника-кандидата.

[Шаг 2] В меню «Действия» нажмите «Запустить трудоустройство» → выберите сценарий «Электронное трудоустройство» (КЭДО).

[Шаг 3] Подтвердите запуск.

Система: 1. Запускает маршрут «Маршрут трудоустройства» (rxhr_HiringOnboarding). 2. Отправляет на email кандидата письмо со ссылкой на портал и временным паролем (или одноразовой ссылкой-входом — зависит от настройки стенда). 3. Кандидат при первом входе на портал должен сменить пароль и подтвердить согласие на обработку ПДн.

Если письмо не пришло#

Бывает: письмо ушло в спам, или email указан с опечаткой. Кадровик может повторно отправить приглашение:

[Шаг 1] Карточка Сотрудника → «Действия» → «Повторить приглашение».

Письмо будет отправлено заново. Между повторными отправками есть защита от случайных нажатий — рассылка не уйдёт чаще, чем раз в несколько минут.

Что увидит кадровик после отправки#

В карточке Сотрудника появится поле «Состояние онбординга»: - Приглашение отправлено — письмо ушло, кандидат ещё не зашёл. - Заполнение анкеты — кандидат вошёл и заполняет данные. - На проверке HR — кандидат завершил анкету, ждёт проверки кадровиком. - На доработке — кадровик вернул анкету с замечаниями. - Одобрено — кадровик утвердил, началась подготовка к выпуску УНЭП.

И так далее — всё видно в карточке в режиме «прозрачного хода процесса».

§4. 🧑 Шаг 3: Заполнение анкеты кандидатом#

Где: портал работника (https://<стенд>/portal/) или мобильное приложение.

[Шаг 1] Кандидат открывает ссылку из письма → попадает на экран первого входа.

[Шаг 2] Сменяет пароль.

[Шаг 3] Подтверждает согласие на обработку ПДн (152-ФЗ).

[Шаг 4] Запускается мастер онбординга — пошаговый опросник:

Шаг Что заполняется
1. Личные данные ФИО (предзаполнено кадровиком), дата рождения, место рождения, гражданство
2. Паспорт Серия, номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения
3. Адрес Адрес регистрации, фактического проживания
4. Документы СНИЛС, ИНН, ОМС, военный билет (для военнообязанных)
5. Контакты Личный мобильный, доп. email, телефон для экстренной связи
6. Банк зарплаты БИК, расчётный счёт. Можно оставить пустым — заполнить после трудоустройства отдельным заявлением
7. Образование Уровень, ВУЗ, специальность, дата окончания
8. Согласие на КЭДО Подтверждение готовности к электронному документообороту (377-ФЗ)
9. Проверка и отправка Сводка введённого + кнопка «Отправить на проверку HR»

[Шаг 5] Кандидат нажимает «Отправить» → данные летят к кадровику.

Между шагами анкета сохраняется автоматически — кандидат может прервать и продолжить позже. Состояние на портале — «Заполнение анкеты», на стороне кадровика — то же.

§5. 👤 Шаг 4: HR-проверка анкеты#

Кадровик получает задачу «Проверить анкету кандидата: Иванов И.И.».

[Шаг 1] Открывает задачу → видит сводку всех заполненных полей.

[Шаг 2] Проверяет, по необходимости сверяет с документами кандидата (паспорт, СНИЛС — если есть копии).

[Шаг 3] Принимает одно из решений:

Действие Что произойдёт
Одобрить Анкета зафиксирована. Маршрут переходит к выпуску УНЭП (шаг 5).
Отправить на доработку Кадровик пишет комментарий: что именно не так («исправьте серию паспорта», «приложите СНИЛС»). Кандидат на портале получит уведомление, увидит комментарий, скорректирует анкету и пересдаст.
Отказать Маршрут завершается. Карточка Сотрудника остаётся в состоянии «отказан» (не активируется).

Цикл «доработка»#

Если кандидат получил «на доработку», на портале он видит уведомление с комментарием HR в верхней части мастера. Изменяет нужные поля и снова жмёт «Отправить». Кадровик опять получает задачу на проверку. Цикл может повторяться сколько угодно раз — в системе сохраняется вся переписка.

§6. 🧑 Шаг 5: Выпуск УНЭП работнику#

После одобрения анкеты кандидат на портале получает следующую задачу: «Выпустить УНЭП».

УНЭП — Усиленная неквалифицированная электронная подпись. По 63-ФЗ это эквивалент собственноручной подписи в правоотношениях между работодателем и работником, если стороны согласовали её использование (это и есть смысл «Согласия на КЭДО»).

Что происходит на портале#

[Шаг 1] Кандидат открывает портал → видит шаг «Выпуск электронной подписи».

[Шаг 2] Подтверждает свои паспортные данные (они уже в системе из анкеты).

[Шаг 3] Получает на свой личный телефон СМС-код для подтверждения личности (механизм сильной аутентификации).

[Шаг 4] Вводит код → запрос на выпуск УНЭП уходит провайдеру (Astral Cloud).

[Шаг 5] Astral в течение нескольких секунд возвращает выпущенный сертификат электронной подписи. На портале появляется сообщение «Подпись выпущена и привязана к вашей учётной записи».

Что видит кадровик#

В карточке Сотрудника состояние онбординга меняется на «Подпись выпущена». Маршрут идёт дальше — на подготовку документов.

⚠️ Если на стенде используется не Astral, а Госключ — процесс отличается: кандидат идёт в МФЦ или подтверждает личность через мобильное приложение Госключа. Точная инструкция по Госключу зависит от настройки стенда — за деталями обратитесь к ИТ-сопровождению.

⚠️ Если выпуск УНЭП не удался (например, кандидат не получил СМС или ошибся данными) — есть возможность повторного выпуска через действие «Повторить выпуск УНЭП» на портале или со стороны кадровика. Если несколько попыток подряд неуспешны — обычно это означает несоответствие паспортных данных, и кадровик должен вернуться к шагу 4 (доработка анкеты).

§7. 👤 Шаг 6: Подготовка трудового договора и приказа Т-1#

Этот шаг идентичен бумажному сценарию (раздел 03, §4 и §5), но с двумя отличиями:

  1. Подписание не на бумаге, а электронное — поэтому файлы остаются в системе, не печатаются.
  2. PDF-формат обязателен для подписания на портале — система автоматически конвертирует DOCX в PDF при необходимости.

Шаги#

[Шаг 1] Откройте карточку «Приём на работу» (она уже создана автоматически при запуске КЭДО-маршрута).

[Шаг 2] Дозаполните условия (если что-то не было заполнено): должность, оклад, испытательный срок.

[Шаг 3] Сгенерируйте трудовой договор из шаблона.

[Шаг 4] Сгенерируйте приказ Т-1.

[Шаг 5] Просмотрите оба файла глазами — все ли поля проставлены корректно.

[Шаг 6] Нажмите «Готово к подписанию» в задаче «Подготовить документы для подписания».

Маршрут переходит к этапу подписания со стороны работодателя.

⚠️ Шаблон Т-1 в текущей версии может предоставляться отдельно при внедрении — уточните у проектной команды.

§8. 👤 Шаг 7: Подписание со стороны работодателя (УКЭП)#

Сторона работодателя подписывает квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подписывает либо генеральный директор, либо уполномоченное лицо — на основании МЧД (машиночитаемой доверенности).

Кто подписывает#

В карточке БЕ должен быть указан подписант (раздел 01, §8). Если подписант — не сам директор, а лицо по доверенности — на стороне организации должна быть оформлена и зарегистрирована МЧД через сервис ФНС или Контур.МЧД.

Шаги#

Подписант (МЧД-уполномоченный) получает задачу «Подписать документы по приёму: Иванов И.И.».

[Шаг 1] Открывает задачу → видит документы (трудовой договор, приказ Т-1) в формате PDF, готовые к подписанию.

[Шаг 2] Просматривает их.

[Шаг 3] Нажимает «Подписать УКЭП».

Система обращается к крипто-провайдеру (КриптоПро или встроенный в платформу подписания) → подписант подтверждает действие в окне крипто-провайдера → подпись применяется к обоим документам.

[Шаг 4] Маршрут переходит на сторону работника.

§9. 🧑 Шаг 8: Подписание работником на портале (УНЭП)#

Работник на портале получает уведомление: «Документы готовы к подписанию».

Шаги на портале#

[Шаг 1] Работник открывает раздел «На подпись».

[Шаг 2] Видит два документа: трудовой договор и приказ Т-1. Может открыть PDF и прочитать.

[Шаг 3] Нажимает «Подписать» на каждом документе по очереди (или «Подписать все» — если включено в настройках стенда).

[Шаг 4] Получает на телефон СМС с одноразовым кодом.

[Шаг 5] Вводит код → подпись применяется. Работник видит сообщение «Документ подписан».

Что произойдёт, если работник откажется#

В кнопках помимо «Подписать» есть «Отклонить» и «Отправить на доработку».

Действие Эффект
Подписать Маршрут идёт на финальную проверку (шаг 9).
Отклонить Маршрут завершается, карточка Сотрудника не активируется.
Отправить на доработку Документы возвращаются кадровику с комментарием. Кадровик правит, перегенерирует, подписывает УКЭП заново — и работник снова видит обновлённые документы на портале.

Что увидит кадровик#

В карточке Сотрудника состояние меняется на «Подписано работником». В реестре документов — оба файла теперь имеют две электронные подписи: УКЭП-работодателя и УНЭП-работника.

§10. 👤 Шаг 9: Финальная проверка#

Последняя кадровая ревизия перед активацией.

[Шаг 1] Кадровик получает задачу «Финальная проверка трудоустройства: Иванов И.И.».

[Шаг 2] Открывает «Приём на работу», проверяет: - Все ли поля заполнены. - Обе ли подписи проставлены. - Прикреплён ли документ-источник (контракт + Т-1). - Регистрационные номера присвоены.

[Шаг 3] Нажимает «Утвердить и активировать».

В отличие от бумажного сценария, в КЭДО активация Сотрудника происходит автоматически при завершении этой задачи. Кадровику не нужно отдельно «активировать карточку Сотрудника» — система делает это сама.

§11. Шаг 10: Активация работника#

С момента нажатия «Утвердить и активировать»:

  1. Карточка Сотрудника переходит в состояние «активен».
  2. Создаётся учётная запись для работника на основе его email + связывается с Сотрудником.
  3. Работник получает на email письмо-приветствие со своими реквизитами для входа в систему как «полноценный сотрудник» (а не «кандидат»).
  4. На портале меняется боковая панель: вместо «Онбординг» появляются полноценные разделы — «На подпись», «Заявления», «Документы», «Командировки», «Авансовые отчёты».
  5. В корпоративной адресной книге работник теперь виден коллегам.

Цикл КЭДО-приёма завершён. Работник зачислен.

§12. 👤 Что положено в архив#

/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов Иван Иванович (АКТИВЕН)
├── Документы приёма/
│   └── Приём на работу № ПР-2026-0001 от 01.05.2026 (УТВЕРЖДЁН)
│       ├── Трудовой договор.pdf (УКЭП работодателя + УНЭП работника)
│       ├── Приказ Т-1.pdf (УКЭП работодателя + УНЭП работника)
│       └── история действий (отправка приглашения → анкета → проверка → УНЭП-выпуск → подписание → активация)
└── (остальные подпапки)

В отличие от бумажного варианта, тут оба ключевых документа имеют две действующих электронных подписи и хранят с собой все технические атрибуты подписания (сертификаты, время подписания, IP-адрес работника, и т. д.). Это позволяет позже доказать юридическую значимость в случае разногласий.

§13. ⚠️ Особенности#

Требование к учётке кадровика, инициирующего КЭДО#

Кадровик, запускающий КЭДО-маршрут, должен быть привязан к карточке Сотрудника и иметь учётную запись в системе. Иначе при подписании системой не сможет корректно зафиксировать «инициатора» события.

Если кандидат не реагирует#

Бывает: кандидат не зашёл на портал в течение нескольких дней. Кадровик может через действие на карточке отправить напоминание. Если ситуация затянулась — лучше отказать в трудоустройстве (через шаг 4 «Отказать»), это закроет маршрут чисто и позволит при необходимости начать заново.

Если у организации нет МЧД#

Если подписант — сам генеральный директор, и за него подписывает сам директор — МЧД не нужна. Но в большинстве крупных компаний документы подписывает уполномоченное лицо по доверенности, и тогда МЧД обязательна (с 1 сентября 2024 г. по требованию ФНС).

Регистрация МЧД делается единоразово (на год или больше) — за пределами Ruxeo. После регистрации указываете подписанта в реквизитах БЕ.

Что хранится у Astral / Госключа#

Сертификат УНЭП работника физически хранится на стороне провайдера (это «облачная» подпись). Ruxeo обращается к провайдеру в момент подписания. Это означает: при увольнении сертификат не исчезает, но новые подписания после увольнения становятся невозможны (работник остаётся со своим сертификатом, но в Ruxeo для бывшей организации он больше не активен).

Если у работника уже есть УНЭП от другой организации#

Технически у физлица может быть один действующий сертификат, привязанный к нескольким работодателям одновременно — это не запрещено. На практике система выпускает новый сертификат «под текущую организацию», и работник на портале при подписании выбирает «эту» подпись.

Срок хранения#

Электронные подписанные документы по приёму хранятся 75 лет — так же, как бумажные. В архивном законодательстве разницы между подписью «синим» и УКЭП/УНЭП нет.

§14. Что дальше#