Перейти к содержанию

03. Бумажное трудоустройство#

В этом разделе пройдём процесс приёма на работу в «бумажном» режиме — без электронного документооборота с работником. Подходит для случаев, когда работник: - не подписал согласие на КЭДО; - работает в условиях, где КЭДО физически невозможен (без интернета); - или это переходный период, когда часть штата ещё не подключена к КЭДО.

В Ruxeo бумажное и электронное трудоустройство пользуются общим скелетом маршрута — отличается только этап подписания. Поэтому, освоив бумажный сценарий, в раздел 04 (КЭДО) перейти будет проще: там добавятся всего две новые активности — выпуск УНЭП работнику и подписание им документов на портале.

§1. Что в бумажном сценарии происходит#

  1. Заведение карточки Сотрудника в архиве (это вы уже умеете — раздел 01, §5).
  2. Создание документа «Приём на работу» (HiringDocument) внутри карточки сотрудника: условия трудоустройства, должность, оклад, срок испытания, дата начала работы.
  3. Генерация трудового договора и приказа Т-1 из шаблонов с автоподстановкой реквизитов БЕ и данных сотрудника.
  4. Печать, подписание у руководителя на бумаге (УКЭП организации не применяется в чистом «бумажном» сценарии).
  5. Сканирование подписанных копий и приложение к документу в системе.
  6. Запуск маршрута согласования «Согласование кадрового приказа» (rxhr_PersonnelOrderApproval).
  7. Регистрация в журнале регистрации приказов кадровиком.
  8. Активация карточки Сотрудника: статус «активен», сотрудник официально зачислен.

Длительность всего пути зависит от организации — от пары часов до нескольких дней. В Ruxeo фиксируются все этапы и автор каждого действия.

§2. 👤 Шаг 1: Заведение Сотрудника#

Если ещё не создали — вернитесь в 01, §5, и создайте карточку.

Особенности для бумажного сценария:

Поле Значение
ФИО Заполняем
Должность, Подразделение Заполняем
Рабочий email Можно оставить пустым (никакие письма ему не пойдут)
КЭДО-флаг (галочка «Согласие на КЭДО») Выключена
Учётная запись Можно создать сразу или после оформления — на бумажный приём не влияет

Сразу после сохранения система автоматически: - присвоит табельный номер; - создаст под Сотрудником семь вложенных папок («Документы приёма», «Изменения трудового договора», «Отпуска», «Отсутствия», «Документы увольнения», «Заявления КЭДО», «Кадровые события»).

Состояние Сотрудника после создания — «черновик» (draft). В «активного» работника он перейдёт в шаге 8.

§3. 👤 Шаг 2: Создание документа «Приём на работу»#

Где: карточка Сотрудника → подпапка «Документы приёма» → «Создать» → «Приём на работу» (HiringDocument).

Заполняемые поля#

Поле Обязательно Описание Пример
Вид документа ✓ Из справочника (трудовой договор, договор подряда, договор ГПХ, и т. д.) Трудовой договор
Дата начала работы ✓ Когда сотрудник выходит 01.05.2026
Должность автозаполняется Подтянется из карточки сотрудника, можно скорректировать Старший разработчик
Подразделение автозаполняется Из карточки ИТ-департамент
Испытательный срок — Галочка ✓
Длительность испытания (мес.) при включении ИС 1–6 месяцев. Срок более 6 не разрешён ТК РФ. 3
Дата окончания испытания автозаполняется Считается как «дата начала работы + N месяцев» 31.07.2026
Оклад ✓ Сумма по штатному расписанию 150 000
Валюта оклада ✓ Из справочника RUB
Номер договора — Если уже знаете заранее. Иначе присвоится после регистрации в журнале.
Дата договора автозаполняется Дата создания документа 26.04.2026
Место работы — Если отличается от юридического адреса БЕ Москва, удалённая работа

Сохранение#

После «Сохранить» документ появится в подпапке «Документы приёма» под Сотрудником.

Состояние документа — «черновик» (draft). На этом этапе он ещё ничей не утверждённый.

§4. 👤 Шаг 3: Генерация трудового договора из шаблона#

В Ruxeo предусмотрен механизм мета-шаблонов: один раз сконфигурированный DOCX-шаблон применяется ко всем документам соответствующего типа.

Запуск генерации#

[Шаг 1] Откройте карточку «Приём на работу».

[Шаг 2] В правом меню найдите блок «Шаблоны» или меню «Действия» → «Сгенерировать документ».

[Шаг 3] Выберите шаблон «Трудовой договор» (hrarchive-employment-contract).

[Шаг 4] Нажмите «Сгенерировать».

Система: 1. Подставит в шаблон поля из карточки Сотрудника (ФИО, паспорт, СНИЛС, адрес). 2. Подставит реквизиты БЕ (название организации, ИНН, КПП, юр. адрес, банк, ФИО подписанта). 3. Подставит условия из «Приёма на работу» (должность, оклад, дата начала, ИС). 4. Просклоняет нужные поля (например, «принять на работу Иванова Ивана Ивановича» — в винительном падеже). 5. Создаст итоговый файл в формате DOCX и (опционально) PDF, прикрепит его к документу.

Что делать с результатом#

Сгенерированный договор — это черновик от системы. Просмотрите его глазами: - Все ли поля проставлены? - Везде ли правильный падеж? - Правильные ли даты?

Если что-то не так — корректируете данные на карточке Сотрудника или «Приёма на работу», перегенерируете. Если всё хорошо — печатаете на бумаге.

⚠️ Если в договоре остались пустые маркеры вида ${...} — это значит, что какое-то поле не заполнено в исходных данных. Чаще всего — реквизиты БЕ (например, нет ОГРН или подписанта). Дозаполните карточку БЕ (раздел 01, §8) и перегенерируйте.

§5. 👤 Шаг 4: Генерация приказа о приёме (форма Т-1)#

⚠️ В текущей версии шаблон приказа Т-1 предоставляется отдельно проектной командой при внедрении. После того как ИТ-сопровождение зарегистрирует его в системе — он будет доступен через тот же механизм «Шаблоны → Сгенерировать», как и трудовой договор.

Если шаблона ещё нет — можно либо: - использовать стандартный T-1 в качестве загруженного DOCX-файла, заполнить вручную и приложить как скан; - или временно использовать DOCX, сгенерированный другим инструментом, до момента, когда мета-шаблон Т-1 будет готов.

Конечный результат тот же: подписанный руководителем приказ Т-1 в виде PDF/скана будет прикреплён к документу «Приём на работу».

§6. 👤 Шаг 5: Подписание на бумаге и приложение скана#

Кто делает: кадровик распечатывает, передаёт работнику и руководителю на подпись, получает обратно подписанные экземпляры.

Подписи: - Подпись работника на трудовом договоре (оба экземпляра — один сотруднику, один в архив). - Подпись подписанта БЕ (директор, ИП, или уполномоченное лицо по доверенности). - Подпись работника об ознакомлении с приказом Т-1.

После подписания возвращаемся в систему:

[Шаг 1] Откройте документ «Приём на работу» в архиве.

[Шаг 2] В блоке «Файлы» нажмите «Прикрепить» (drop-zone в нижней части карточки).

[Шаг 3] Перетащите или выберите PDF/JPG со сканированным договором. При желании — добавьте отдельным файлом скан Т-1.

[Шаг 4] Сохраните.

⚠️ В текущей версии в карточке «Приём на работу» есть один основной слот для файла. Несколько сканов можно либо приложить как отдельные документы внутри карточки сотрудника (через подпапку «Документы приёма»), либо объединить в один многостраничный PDF.

§7. 👤 Шаг 6: Запуск маршрута согласования#

В Ruxeo не «свободный» документооборот, а маршрутный: на любом «значимом» документе кадровик запускает маршрут согласования и фиксирует, кто и когда подтвердил приём.

[Шаг 1] Откройте «Приём на работу».

[Шаг 2] В верхнем меню нажмите «Запустить рабочий процесс» → выберите «Согласование кадрового приказа» (rxhr_PersonnelOrderApproval).

[Шаг 3] Заполните параметры маршрута:

Параметр Что вводить
Согласующий руководитель Сотрудник, который согласует приём (обычно — руководитель подразделения, куда принимаем). По умолчанию подставляется автоматически.
Срок согласования По умолчанию 3 рабочих дня. Можно скорректировать.
Комментарий Опционально

[Шаг 4] «Запустить».

Что произойдёт#

  1. Документ переходит в состояние «На согласовании» (submitted).
  2. Согласующему руководителю в его «Задачах» появляется задача «Согласовать приём на работу: Иванов И.И.».
  3. Руководитель открывает документ, проверяет данные, и нажимает одно из:
    • Согласовать — документ идёт дальше, на регистрацию.
    • Отправить на доработку — документ возвращается кадровику с комментарием. Кадровик правит и пересдаёт.
    • Отклонить — документ закрывается со статусом «отклонён», маршрут завершается.

Уведомления о появлении задачи и о её результатах отправляются всем участникам по email и в систему уведомлений Ruxeo.

§8. 👤 Шаг 7: Регистрация в журнале приказов#

После согласования руководителем документ возвращается к кадровику для регистрации.

[Шаг 1] Кадровик получает задачу «Зарегистрировать приказ о приёме».

[Шаг 2] Открывает «Приём на работу».

[Шаг 3] В блоке регистрации нажимает «Зарегистрировать».

Система: 1. Находит подходящий журнал регистрации приказов кадровых событий по типу документа и БЕ. 2. Берёт следующий номер из последовательности журнала. 3. Записывает номер и дату регистрации в карточку. 4. Журналирует событие (кто и когда зарегистрировал).

[Шаг 4] Кадровик нажимает кнопку «Завершить задачу».

Документ переходит в состояние «Утверждён» (approved).

Журнал регистрации#

Если журнала нет — администратор должен завести его так же, как для табельных номеров (раздел 01, §7), но с типом документа «Приём на работу» (HiringDocument). Префикс — например, ПР-{YEAR}- (приказ о приёме, год).

§9. 👤 Шаг 8: Активация карточки Сотрудника#

Финальный шаг — перевести Сотрудника из «черновика» в «активного». Это не происходит автоматически в бумажном сценарии — это осознанное действие кадровика.

[Шаг 1] Откройте карточку Сотрудника (Иванов И.И.).

[Шаг 2] В меню «Действия» (или «Жизненный цикл») выберите «Активировать».

[Шаг 3] Подтвердите.

С этого момента: - Сотрудник числится «активным» работником БЕ. - Он попадает в группу безопасности своего подразделения (если до этого ещё не был там). - Он становится виден в отчёте «Реестр активных сотрудников». - Если позже у него появится учётная запись и согласие на КЭДО — он сможет переключиться на электронный документооборот.

§10. 👤 Что положено в архив#

После прохождения шагов 1–8 в системе остаётся следующее:

/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов Иван Иванович (АКТИВЕН)
├── Документы приёма/
│   └── Приём на работу № ПР-2026-0001 от 01.05.2026 (УТВЕРЖДЁН)
│       ├── скан трудового договора (PDF)
│       ├── скан приказа Т-1 (PDF)
│       └── история изменений и согласований
├── Изменения трудового договора/  — пока пусто
├── Отпуска/                       — пока пусто
├── Отсутствия/                    — пока пусто
├── Документы увольнения/          — пока пусто
├── Заявления КЭДО/                — пока пусто
└── Кадровые события/              — пока пусто

Любое действие (создание, согласование, регистрация, активация) видно в истории документа: кто, когда, что сделал, какой комментарий оставил. Эти данные не правятся вручную и сохраняются в течение всего срока хранения документа (по умолчанию — 75 лет для документов о приёме, как требует архивное законодательство).

§11. ⚠️ Особенности#

Если согласующий не смог рассмотреть в срок#

Маршрут не «зависает» бесконечно. Через указанный срок (по умолчанию — 3 рабочих дня) задаче назначается просроченный статус, и: - Кадровик получает уведомление о просрочке. - В отчёте «Очередь согласования» документ выделяется красным. - Кадровик может вручную перепоручить задачу другому согласующему через действие «Переадресовать задачу».

Если данные изменились после генерации договора#

Сценарий: сгенерировали договор, отправили на согласование, согласующий заметил ошибку, отправил на доработку. Кадровик: 1. Возвращает документ в «черновик». 2. Корректирует данные в карточке. 3. Перегенерирует трудовой договор / Т-1 — новый файл заменит старый в качестве актуальной версии (старый сохраняется в истории). 4. Прикладывает скан повторно подписанной редакции. 5. Запускает маршрут заново.

Если работник позже захочет КЭДО#

После того как карточка активна, согласие на КЭДО можно оформить отдельным документом (раздел 06). С момента подписания согласия и установки галочки «Согласие на КЭДО» все последующие кадровые события могут идти в электронном виде. На уже утверждённом документе «Приём на работу» это никак не отразится — он остаётся в архиве как был.

Срок хранения#

Документ «Приём на работу» хранится в архиве 75 лет (по требованиям ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ»). Никаких действий по продлению хранения предпринимать не нужно — система не удалит и не «архивирует в холодное хранилище» документы автоматически.

§12. Что дальше#

  • Если хотите попробовать тот же путь, но в КЭДО-варианте — 04. Электронное трудоустройство.
  • Если хотите оформить дальнейшие события по этому сотруднику (отпуск, перевод, изменение договора) — 05. Бумажные кадровые события.
  • Если хотите попробовать заявление от работника — нужна КЭДО-учётка и она пока бумажная, поэтому сначала пройдите 06 в комбинации с 04.