01. Оргструктура (ОШС)#
В этом разделе вы заведёте всё, на что опирается остальной кадровый функционал: бизнес-единицу (БЕ), подразделения, должности и сотрудников. Также — привяжете учётные записи к карточкам сотрудников и настроите минимальный набор реквизитов БЕ для генерации трудовых договоров и приказов по шаблонам.
§1. Концепции#
Прежде чем кликать — давайте на одной странице зафиксируем модель.
Бизнес-единица (БЕ)#
Юридическое лицо. Под одной БЕ живёт всё: сотрудники, приказы, журналы регистрации, шаблоны документов. Если у заказчика несколько юрлиц — заводите столько же БЕ. Реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН, юр. адрес, банк) — на уровне БЕ; они подставляются в шаблоны договоров и приказов автоматически.
БЕ — это «настроечный объект»: у неё нет жизненного цикла и истории изменений. Меняете реквизиты — меняете для всех документов на будущее.
Подразделение#
Узел организационной иерархии. У подразделения есть родитель (другое подразделение или БЕ как корень) и руководитель (Сотрудник). Подразделения формируют дерево любой глубины.
Когда вы создаёте подразделение, система автоматически заводит для него отдельную группу безопасности и привязывает к ней всех сотрудников этого подразделения. Эта группа потом используется для маршрутизации задач — например, «направить на согласование руководителю подразделения N» или «уведомить всё подразделение». Кадровику в эту автоматику можно не вникать; важно лишь, что подразделение — это не просто строка в справочнике, а ещё и контейнер прав.
Должность#
Каталог позиций — что есть «менеджер по продажам», «главный бухгалтер», «уборщик». Должность принадлежит подразделению.
⚠️ В текущей версии в справочнике должностей нет полей под «количество ставок» и «оклад». Оклад хранится в трудовом договоре сотрудника (см. раздел 03). Полноценное штатное расписание со ставками реализуется через приказ по штатному расписанию — раздел 09.
Сотрудник#
Карточка работника. В отличие от БЕ/подразделения/должности — это полноценный документ архива: у него есть жизненный цикл (черновик → активен → архивирован), история изменений, можно прикрепить фотографию, паспорт, СНИЛС.
К одному Сотруднику можно (но не обязательно) привязать одну учётную запись пользователя системы. Без этой привязки кадровик может вести карточку, но сам сотрудник не сможет зайти на портал. Привязка делается, когда сотрудника заводят как пользователя КЭДО или внутреннего портала.
⚠️ Связь «учётная запись ↔ Сотрудник» должна быть одна к одному. Привязка одной учётной записи к нескольким карточкам Сотрудников приводит к непредсказуемому поведению автоматизаций — следите, чтобы такая дубликация не возникала.
КЭДО-флаг#
На карточке Сотрудника есть отдельный блок «КЭДО»: галочка «Согласие на КЭДО». Если включена — сотрудник участвует в кадровом электронном документообороте, и при оформлении кадровых документов система будет предлагать электронную подпись и портал. Если выключена — режим «бумаги».
Этот флаг включается по согласию работника, оформленному отдельным документом (см. раздел 06). Без явного согласия включать нельзя — нарушение 152-ФЗ.
§2. 🛠 Создание БЕ#
Кто: администратор. Где: Web UI → меню «Администрирование» → раздел «Бизнес-единицы».
Шаги#
[Шаг 1] Нажмите кнопку «Создать запись» (иконка «+» в правом верхнем углу справочника).
[Шаг 2] Заполните карточку. Минимально обязательные поля для дальнейшей работы:
| Поле | Назначение | Пример |
|---|---|---|
| Код БЕ | Короткий идентификатор. Используется в служебных именах групп безопасности. | MOSCOW |
| Полное наименование | Юридическое наименование. Подставляется в шаблоны договоров. | Общество с ограниченной ответственностью «Демо-Компания» |
| Краткое наименование | Для UI и заголовков. | ООО «Демо-Компания» |
| ИНН | 10 или 12 цифр. | 7707083893 |
| КПП | 9 цифр. | 770701001 |
| ОКПО | Опционально, нужно для статотчётности. | |
| Юридический адрес | Многострочный текст. | 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 1 |
| Город регистрации | Связь со справочником городов. Город подставляется в шапку приказов. | Выбрать из выпадающего списка |
| Расчётный счёт | 20 цифр. | 40702810000000000001 |
| Банк | Связь со справочником банков (БИК + наименование). | Выбрать из списка |
| Подписант | Сотрудник, чьё имя и должность подставляются в подписи документов. | На этом этапе оставьте пустым; вернётесь, когда заведёте сотрудников. |
[Шаг 3] Нажмите «Сохранить».
[Шаг 4] Откроется карточка БЕ. Запомните её код — он понадобится при именовании журналов регистрации и подразделений.
Что произошло#
В системе появилась запись о новом юрлице. Никакой автоматики (создания папок, ролей) на этом шаге не запускается — это сделает следующая операция.
Шаг 4а: создание структуры папок#
После создания БЕ нужно один раз запустить служебную операцию, которая создаст в архиве рабочее пространство:
- В UI: «Администрирование» → «Кадровый архив — Настройки» → кнопка «Создать структуру папок».
Будут созданы рабочие пространства БЕ в архиве: - папка для будущих сотрудников; - папка для массовых приказов; - папка для согласий на обработку ПДн.
В разделе 03 при создании Сотрудника система довысоздаст ему вложенные папки (документы приёма, заявления КЭДО, отпуска, и т. д.).
§3. 🛠 Создание подразделений#
Кто: администратор. Где: «Администрирование» → «Подразделения».
Шаги#
Сначала заведём корневое подразделение, потом — пару дочерних.
Корневое подразделение:
[Шаг 1] «Создать запись».
[Шаг 2] Заполните:
| Поле | Назначение | Пример |
|---|---|---|
| Код | Уникальный код. Используется для имени группы безопасности. | HQ |
| Полное наименование | Подставляется в документы. | Аппарат управления |
| Бизнес-единица | Выбрать из списка. | ООО «Демо-Компания» |
| Родительское подразделение | Для корневого — оставить пустым. | — |
| Руководитель | Сотрудник. Пока пусто — заполните после создания первого Сотрудника. | — |
[Шаг 3] Сохранить.
Дочерние подразделения:
Повторите для двух «дочек», например IT («ИТ-департамент») и HR («Отдел кадров»). Главное отличие — поле «Родительское подразделение» должно указывать на HQ.
Что произошло#
В справочнике появились три записи. Автоматически: для каждого подразделения создалась группа безопасности — пока пустая. Сотрудники в неё попадут, когда вы их заведёте и привяжете к подразделению.
Иерархия#
Можете заходить вглубь сколь угодно: подразделение IT → отдел разработки → команда фронтенда. Просто на каждом уровне указывайте родителя. Ограничения по числу уровней нет.
§4. 🛠 Создание должностей#
Кто: администратор. Где: «Администрирование» → «Должности».
Шаги#
[Шаг 1] «Создать запись».
[Шаг 2] Заполнить:
| Поле | Пример |
|---|---|
| Код | IT-DEV-SENIOR |
| Наименование | Старший разработчик |
| Подразделение | ИТ-департамент |
| Описание | Опционально |
| ERP ID | Если есть синхронизация с 1С/SAP — опционально |
[Шаг 3] Сохранить.
Повторите для всех должностей, которые встретятся в тестовых сценариях: «HR-менеджер», «Бухгалтер», «Уборщик», «Менеджер по продажам».
Что отсутствует на уровне справочника#
⚠️ Нет полей «количество ставок» и «оклад». Это сознательный выбор: одну должность могут занимать несколько сотрудников, у каждого свой оклад в трудовом договоре.
§5. 👤 Создание Сотрудников#
Кто: кадровик. Где: дерево слева → Архив > Кадровый > Сотрудники → кнопка «+» → выбрать «Сотрудник».
В отличие от БЕ/подразделений/должностей, Сотрудник — это полноценный документ. Поэтому процесс другой: не «справочник», а «создать новый документ».
Шаги#
[Шаг 1] Откройте Архив > Кадровый > Сотрудники.
[Шаг 2] Нажмите «Создать» в верхней панели → выберите тип «Сотрудник».
[Шаг 3] Заполните карточку:
| Поле | Обязательно | Назначение | Пример |
|---|---|---|---|
| ФИО | ✓ | Заголовок документа | Иванов Иван Иванович |
| Должность | ✓ | Из справочника должностей | Старший разработчик |
| Подразделение | ✓ | Из справочника подразделений | ИТ-департамент |
| Бизнес-единица | автозаполняется | Подтянется из подразделения | — |
| Табельный номер | — | Заполняется автоматически при сохранении через журнал регистрации (см. §7). | (пусто, заполнится сервером) |
| ERP ID | — | Опционально | |
| Рабочий email | — для онбординга — ✓ | Используется как контакт КЭДО | ivanov@demo.ru |
| Рабочий телефон | — | Формат +7 (XXX) XXX-XX-XX |
+7 (495) 123-45-67 |
| Учётная запись | — | См. §6 | — |
[Шаг 4] Сохраните.
Что произошло#
- Создан документ Сотрудника в
/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов Иван Иванович/. - Система автоматически создала под Сотрудником семь вложенных папок: «Документы приёма», «Изменения трудового договора», «Отпуска», «Отсутствия», «Документы увольнения», «Заявления КЭДО», «Кадровые события». Это куда будут попадать кадровые документы по этому работнику.
- Если вы тут же привязали учётную запись (см. §6), Сотрудник попадёт в группу безопасности своего подразделения.
- Автоматически присвоен Табельный номер — если на стенде настроен журнал регистрации Сотрудников (см. §7).
Жизненный цикл Сотрудника#
После создания Сотрудник в состоянии «черновик». Чтобы он считался активным работником:
- При бумажном трудоустройстве (раздел 03) — кадровик вручную переводит в «активен» через действие «Активировать» в меню документа.
- При КЭДО-трудоустройстве (раздел 04) — состояние меняется автоматически по завершении маршрута онбординга.
- Состояние «архивирован» — при увольнении.
§6. 🛠 Привязка учётной записи к Сотруднику#
Учётная запись пользователя системы (то, что используется для входа) и карточка Сотрудника — два разных объекта. Связь устанавливается на карточке Сотрудника. Без этой связи: - сотрудник не сможет зайти на портал работника; - задачи на маршрутах согласования не смогут быть назначены лично на него; - система не сможет резолвить «текущего пользователя в БЕ» при автоматизациях.
Сначала — учётная запись#
Кто: администратор. Где: Web UI → «Администрирование» → «Управление пользователями».
[Шаг 1] «Создать пользователя».
[Шаг 2] Заполнить логин, пароль, email, имя/фамилию.
[Шаг 3] Назначить группы: - members — базовая группа всех пользователей (обязательно). - НЕ назначать administrators обычным сотрудникам.
[Шаг 4] Сохранить.
Потом — связь#
Кто: кадровик или администратор. Где: карточка Сотрудника → «Редактировать» → поле «Учётная запись».
[Шаг 1] Откройте карточку Сотрудника (например, Иванов И.И.).
[Шаг 2] «Редактировать» → найдите поле «Учётная запись» → начните вводить логин, появится автоподсказка.
[Шаг 3] Выберите нужного пользователя.
[Шаг 4] Сохраните.
Что произошло#
Иванов теперь: - Может зайти на портал работника по своему логину. - Появится в группе безопасности своего подразделения. - При запуске любого маршрута, где задача назначается «руководителю Иванова» / «Иванову лично» — система найдёт этого пользователя.
⚠️ Если случайно привязали одну учётную запись к двум Сотрудникам — система это не запретит, но при последующих автоматизациях возьмёт «первого попавшегося». Распривязывайте лишнего вручную.
§7. 🛠 Настройка автонумерации Табельного номера#
Чтобы при создании Сотрудника автоматически проставлялся табельный номер по правилу «префикс + порядковый номер», нужно завести журнал регистрации.
Кто: администратор. Где: Web UI → «Администрирование» → «Журналы регистрации».
Шаги#
[Шаг 1] «Создать журнал регистрации».
[Шаг 2] Заполните:
| Поле | Назначение | Пример |
|---|---|---|
| Код журнала | Внутренний код | EMP-MOSCOW |
| Наименование | Понятное название | Сотрудники ООО «Демо-Компания» |
| Тип документа | Тип, для которого этот журнал | Сотрудник (Employees) |
| Бизнес-единица | Связь с БЕ; если оставить пустым — журнал работает для всех БЕ как «общий fallback». | ООО «Демо-Компания» |
| Автонумерация | Должна быть включена | ✓ |
| Префикс | Шаблон префикса. Поддерживает подстановки {YEAR}, {MONTH}, {DAY}, {USER} |
{YEAR}-MSK- |
| Длина последовательности | Сколько цифр в порядковом номере | 4 |
| Приоритет | Если на одну БЕ + тип будет несколько журналов — выберется с большим. Для одного — оставьте 0. | 10 |
[Шаг 3] Опубликовать (перевести жизненный цикл журнала в «активен»).
Что произошло#
Теперь при создании любого нового Сотрудника, привязанного к этой БЕ (через подразделение → БЕ), система: 1. Найдёт ваш журнал по типу и БЕ. 2. Сгенерирует следующий номер: 2026-MSK-0001, 2026-MSK-0002, и т. д. 3. Запишет этот номер в поле «Табельный номер» — но только если оно было пустым; существующие табельные не перезаписываются (даже если потом сотрудник переведётся в другую БЕ).
Несколько журналов на одну БЕ?#
Можно. Например — отдельные диапазоны для администрации и для рабочих: - Создайте два журнала с разными кодами, разными префиксами, разными приоритетами. - Решение «какой именно журнал применить» делается по приоритету (выше — побеждает). - Тонкая настройка «по группам» возможна через поле «Группа делопроизводителей» (журнал применяется только для пользователей этой группы).
Несколько БЕ?#
В каждой БЕ — свой журнал. Если завести «глобальный» журнал (поле «Бизнес-единица» оставлено пустым) — он используется как запасной для любых БЕ, для которых не найдено per-BU журнала.
⚠️ Если на одной БЕ совпадает приоритет у двух журналов — система откажется регистрировать с ошибкой «не удаётся определить подходящий журнал». Различайте приоритеты.
§8. 👤 Заполнение реквизитов БЕ для шаблонов#
Чтобы трудовой договор и приказы по форме Т-1 заполнялись автоматически — на карточке БЕ нужно ещё несколько полей. Это логичный второй проход после §2: первый раз вы вводили базовое, теперь дозаполняете.
Кто: администратор. Где: Карточка БЕ → редактировать.
| Поле | Зачем нужно | Пример |
|---|---|---|
| Подписант | Сотрудник, чьи ФИО и должность будут в подписи документов: «Генеральный директор ____ И. И. Петров». | Петров Иван Иванович (после §5 — должен существовать). |
| ОГРН | Для шапки договора. | 1027700132195 |
| ОКВЭД основной | Если используется в шаблоне. | 62.01 |
[Шаг 1] Откройте карточку БЕ.
[Шаг 2] «Редактировать» → дозаполните недостающее.
[Шаг 3] Сохраните.
После этого шаблоны (трудовой договор, приказ Т-1) при генерации будут получать все необходимые поля и не оставлять пустых маркеров.
§9. Проверочный чек-лист#
Чтобы убедиться, что §1–§8 выполнены и оргструктура готова к дальнейшим сценариям, пройдите такой минимальный список:
- ✓ В справочнике БЕ есть запись «ООО «Демо-Компания» с заполненными ИНН, КПП, адресом, банком, подписантом.
- ✓ В справочнике подразделений есть как минимум корневое и две дочерних единицы.
- ✓ В справочнике должностей есть 3–4 позиции, привязанные к подразделениям.
- ✓ Создан хотя бы один Сотрудник, у него:
- заполнены ФИО, должность, подразделение, рабочий email;
- в карточке отображается Табельный номер (например,
2026-MSK-0001); - в дереве слева под этим Сотрудником появились семь вложенных папок (документы приёма, заявления КЭДО, отпуска и т. д.).
- ✓ К Сотруднику привязана учётная запись.
- ✓ Под этой учётной записью можно зайти на портал работника — вы попадаете на главную с пустыми списками заявлений и документов (это — следующий раздел: 03 или 04).
Если что-то из этого не сошлось — обратитесь к ответственному за сопровождение системы; возможно, требуется корректировка настройки.
§10. Что дальше#
Когда оргструктура готова, у вас два пути в зависимости от того, какой формат хотите рассмотреть первым:
- 02. Двойная структура — если важна история со штатным + функциональным подчинением и заместителями. Опционально — вернуться сюда позже.
- 03. Бумажное трудоустройство или 04. Электронное (КЭДО) — собственно процесс приёма работника.
Рекомендую сначала пройти 03 (или 04), убедиться, что один сотрудник полностью оформлен, и потом возвращаться к 02 за заместителями и двойной структурой — её осмыслить проще, когда есть «живые» сотрудники.