Перейти к содержанию

05. Бумажные кадровые события#

В этом разделе пройдём оформление основных кадровых событий жизни работника — после трудоустройства и до увольнения — в бумажном режиме (без КЭДО). К таким событиям относятся:

  • Изменения трудового договора — перевод на другую должность, изменение оклада, заключение допсоглашения.
  • Отпуска — ежегодный, дополнительный, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
  • Отсутствия — больничный лист, отпуск без сохранения, учебный отпуск, донорский день.
  • Увольнение — окончание трудовых отношений по любому из оснований.

Все эти события используют общий «скелет» в системе: один и тот же тип документа-родителя (PersonnelEvent — кадровое событие), один и тот же маршрут согласования, один и тот же принцип регистрации в журнале. Меняется только специализированный подтип документа и набор полей.

§1. Общая модель#

Кадровое событие как документ#

В Ruxeo любое кадровое событие — это документ в подпапке Сотрудника, не «запись в табличке». У документа: - свой жизненный цикл (черновик → на согласовании → утверждён → отменён); - история всех изменений и согласований; - прикреплённые файлы (заявление работника, скан приказа, медицинское заключение, и т. д.); - ссылки на родственные события (например, приказ об отпуске → ссылка на заявление работника, на основании которого он создан).

Набор подтипов#

Подтип Назначение Подпапка в карточке Сотрудника
Изменение договора (ContractDocument) Перевод, повышение, перевод на удалёнку Изменения трудового договора
Заявление на отпуск (VacationRequest) Запрос работника на ежегодный или дополнительный отпуск Отпуска
Приказ на отпуск (VacationOrder) Утверждённый приказ, основание для расчёта отпускных Отпуска
Отзыв из отпуска (VacationRecall) Если работника срочно надо вызвать Отпуска
Отпуск по беременности и родам (MaternityLeave) Декретный больничный Отпуска
Отпуск по уходу за ребёнком (ChildcareLeave) До 1.5 / 3 лет Отпуска
Больничный лист (SickLeave) Период нетрудоспособности Отсутствия
Отпуск без сохранения зарплаты (UnpaidLeave) Неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам Отсутствия
Учебный отпуск (StudyLeave) На время сессий, защиты Отсутствия
Увольнение (TerminationDocument) Документ об окончании трудовых отношений Документы увольнения

Общий маршрут#

Все кадровые события (кроме увольнения, у которого свои нюансы) проходят через «Согласование кадрового приказа» — тот же маршрут, что и приём (раздел 03, §7):

Черновик → На согласовании руководителем → Зарегистрировать в журнале → Утверждён
                ↓ (отправить на доработку)               ↓ (отклонить)
              Возврат к автору                         Завершён

После утверждения документ переходит в состояние «утверждён», расчётная информация (если применимо) считается финальной, и кадровое событие можно передать в учётную систему (1С:ЗУП и т. п.).

Автоматические расчёты#

Часть полей считается автоматически — кадровику не нужно их вводить:

В каком документе Поле Как считается
Заявление/приказ на отпуск Длительность (дни) Дата окончания − дата начала + 1
Заявление/приказ на отпуск Дата возвращения на работу Дата окончания + 1 (с учётом выходных и праздников)
Заявление/приказ на отпуск Остаток дней после отпуска Текущий остаток − длительность отпуска
Изменение договора с ИС Дата окончания испытательного срока Дата начала + N месяцев

⚠️ Остаток дней отпуска ведётся информативно. Учётная система (1С:ЗУП и т. д.) — основной источник истины по балансу. В Ruxeo поле подтягивается из учётной системы (если коннектор настроен) или вводится вручную при создании заявления.

§2. 👤 Изменение трудового договора#

Когда применяется#

  • Перевод на другую должность.
  • Изменение оклада.
  • Перевод в другое подразделение.
  • Перевод на удалёнку или на гибрид.
  • Изменение режима работы (полная ставка → 0,5 ставки).
  • Перезаключение договора (срочный → бессрочный).

Технически по ТК РФ это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

Шаги#

[Шаг 1] В архиве откройте карточку Сотрудника → подпапку «Изменения трудового договора».

[Шаг 2] «Создать» → «Изменение трудового договора».

[Шаг 3] Заполните:

Поле Описание Пример
Вид документа Из справочника (32 вида: соглашение об изменении оклада, перевод на другую должность, временное замещение, и др.) Перевод на другую должность
Тип изменения Категория «Перевод»
Дата вступления в силу С какой даты действует 01.06.2026
Причина изменения Текст обоснования По заявлению работника от 15.05.2026
Ссылка на исходный договор Документ «Приём на работу» Выбрать из списка приёмов сотрудника
Дата исходного договора Автозаполняется
Старое значение Что было «Старший разработчик»
Новое значение Что становится «Главный архитектор»

[Шаг 4] Сгенерируйте дополнительное соглашение и приказ из шаблонов (через «Действия» → «Сгенерировать документ»).

[Шаг 5] Распечатайте, подпишите у работника и руководителя, отсканируйте, приложите.

[Шаг 6] Запустите маршрут согласования и далее — как в разделе 03, §§ 7–8.

Что произойдёт после утверждения#

Документ переходит в «утверждён». Карточка Сотрудника при этом не меняется автоматически — её надо обновить вручную:

[Шаг 7] Откройте карточку Сотрудника → «Редактировать» → измените поле, на которое повлиял перевод (например, должность с «Старший разработчик» на «Главный архитектор»). Сохраните.

⚠️ Это сознательный двухшаговый процесс: документ-приказ остаётся в архиве как есть на момент утверждения, а карточка Сотрудника отражает «текущее состояние». Тогда в архиве сохраняется чёткая хронология «было → стало».

§3. 👤 Отпуска#

Сценарий «по заявлению работника»#

Классика: работник пишет заявление на отпуск, кадровик готовит приказ.

[Шаг 1] В подпапке «Отпуска» Сотрудника → «Создать» → «Заявление на отпуск» (VacationRequest).

[Шаг 2] Заполните:

Поле Описание
Тип отпуска Из справочника (16 типов: ежегодный, дополнительный, без сохранения, учебный, и др.)
Дата начала отпуска
Дата окончания отпуска
Длительность (календарных дней) автозаполняется
Дата возвращения на работу автозаполняется
Причина Опционально
Замещающее лицо Если на время отпуска кто-то будет замещать

[Шаг 3] Если у работника есть бумажное заявление — отсканируйте и приложите к документу.

[Шаг 4] Запустите маршрут «Согласование отпуска» (rxhr_LeaveApproval):

Этап Что происходит
Согласование руководителем Руководитель подразделения подтверждает возможность отпуска в указанные даты
Регистрация в журнале Кадровик присваивает номер документа
Утверждение Документ переходит в «утверждён»

После утверждения создайте приказ на отпуск:

[Шаг 5] В том же подпапке «Отпуска» → «Создать» → «Приказ на отпуск» (VacationOrder).

[Шаг 6] Заполните аналогично, но при создании система автоматически: - подтянет данные из утверждённого заявления (если такое есть); - сгенерирует приказ из шаблона унифицированной формы Т-6.

[Шаг 7] Распечатайте, подпишите у руководителя и работника (ознакомление), отсканируйте, приложите.

[Шаг 8] Запустите маршрут согласования приказа на отпуск (тот же rxhr_LeaveApproval).

После утверждения приказа отпуск считается оформленным. Учётная система (1С:ЗУП) после получения данных рассчитает отпускные.

Защита от пересечений#

При создании заявления на отпуск система проверяет: - Даты не пересекаются с другими отпусками этого работника, ранее утверждёнными или находящимися на согласовании. - Дата окончания — не раньше даты начала.

Если есть конфликт — кадровик увидит ошибку при сохранении и должен скорректировать даты или отменить пересекающийся отпуск.

Сценарий «отзыв из отпуска»#

Срочные обстоятельства — нужен работник на работе.

[Шаг 1] Откройте утверждённый «Приказ на отпуск».

[Шаг 2] «Действия» → «Отозвать из отпуска» → запустится мастер.

[Шаг 3] Укажите дату отзыва и причину (производственная необходимость, форс-мажор).

[Шаг 4] Получите от работника согласие на отзыв (по ТК РФ обязательно). Если в бумажном режиме — приложите подписанное согласие как файл.

[Шаг 5] Сгенерируйте «Приказ об отзыве из отпуска», распечатайте, подпишите, отсканируйте.

[Шаг 6] Запустите маршрут согласования.

После утверждения исходный отпуск помечается как «отозван частично», и фиксируется неиспользованный остаток дней (для последующего предоставления).

Сценарий «перенос отпуска»#

Работник ещё не ушёл, а уже хочет перенести.

[Шаг 1] На утверждённом приказе → «Действия» → «Перенести отпуск».

[Шаг 2] Укажите новые даты и причину.

[Шаг 3] Сгенерируйте приказ-перенос, подпишите по бумажной процедуре.

[Шаг 4] Согласование.

После утверждения исходный приказ помечается как «перенесён», создаётся новый приказ на новые даты.

Сценарий «досрочное прекращение отпуска»#

Работник вышел раньше срока (например, по своему желанию).

[Шаг 1] На приказе → «Действия» → «Досрочно завершить отпуск».

[Шаг 2] Дата фактического выхода и причина.

После утверждения отпуск считается завершённым ранее, оставшиеся дни поступают в баланс.

§4. 👤 Отсутствия (больничный, без сохранения, учебный)#

Те же подтипы документов, что и отпуска, но в подпапке «Отсутствия».

Больничный лист#

[Шаг 1] «Отсутствия» → «Создать» → «Больничный лист» (SickLeave).

[Шаг 2] Заполните:

Поле Описание
Дата начала больничного
Дата окончания Берётся с электронного больничного (ЭЛН) или с бумажного листа
Длительность автозаполняется
Номер ЭЛН Если доступен через интеграцию с ФСС
Тип нетрудоспособности Из справочника (заболевание, травма, уход за родственником, и т. д.)

[Шаг 3] Если есть бумажная копия — приложите.

[Шаг 4] Запустите маршрут согласования. Для больничного срок — 1 рабочий день (приоритетный SLA), не 3. Это означает, что согласование быстрое и автоматизация может реагировать на просрочку быстрее.

Отпуск без сохранения зарплаты#

[Шаг 1] «Отсутствия» → «Создать» → «Отпуск без сохранения зарплаты» (UnpaidLeave).

[Шаг 2] Заполните как обычный отпуск, но в виде указано «без сохранения». Причина — обязательное поле (свадьба, похороны, и т. д.).

Учебный отпуск#

[Шаг 1] «Отсутствия» → «Создать» → «Учебный отпуск» (StudyLeave).

[Шаг 2] Дополнительное поле — название учебного заведения и причина (сессия, защита, ГИА).

[Шаг 3] Приложите справку-вызов из учебного заведения.

§5. 👤 Увольнение#

Увольнение — самое юридически чувствительное событие. По ТК РФ требуется соблюдение сроков уведомления (как правило, не менее 14 календарных дней при увольнении по собственному желанию), правильное обоснование, расчёт компенсаций и трудовой книжки.

Шаги#

[Шаг 1] В подпапке «Документы увольнения» Сотрудника → «Создать» → «Увольнение» (TerminationDocument).

[Шаг 2] Заполните:

Поле Описание Пример
Вид документа Из справочника (23 вида) Приказ об увольнении (Т-8)
Тип увольнения Категория По собственному желанию
Правовое основание Из словаря (статьи ТК РФ 77–83) П. 3 ст. 77 ТК РФ
Дата уведомления Когда работник написал заявление 15.04.2026
Срок уведомления (дней) По умолчанию 14 для собственного желания 14
Последний рабочий день Дата уведомления + срок (или согласованная между сторонами) 29.04.2026
Причина увольнения Свободный текст По соглашению сторон
Досрочное освобождение Галочка, если работник может уйти раньше срока
Выходное пособие Сумма (для увольнений по сокращению, по соглашению сторон)
Компенсация за неиспользованный отпуск Сумма 35 000
Дата окончательного расчёта Когда выплачивается 29.04.2026
Выходное интервью проведено Галочка ✓
Передача дел завершена Галочка ✓
Оборудование сдано Галочка (ноутбук, пропуск, печать) ✓

[Шаг 3] Сгенерируйте приказ об увольнении из шаблона.

[Шаг 4] Распечатайте, подпишите у руководителя и работника (ознакомление), отсканируйте, приложите.

[Шаг 5] Запустите маршрут «Согласование кадрового приказа» — стандартный, но с тщательной проверкой по ТК РФ.

Проверка срока уведомления#

Система проверяет: «Последний рабочий день» − «Дата уведомления» ≥ 14 календарных дней (для увольнения по собственному желанию). Если меньше — кадровик увидит предупреждение. Это соответствует ст. 80 ТК РФ. В случаях с другими основаниями (соглашение сторон, инициатива работодателя) срок может отличаться — система не блокирует, но кадровик должен подтвердить.

Что происходит после утверждения#

После утверждения приказа:

[Шаг 6] Откройте карточку Сотрудника → «Действия» → «Уволить».

[Шаг 7] Подтвердите дату.

Карточка Сотрудника переходит в состояние «архивирован». С этого момента: - Сотрудник больше не появляется в списках «активных» работников; - Все его задачи и активные документы архивируются; - Учётная запись блокируется (если использовалась для портала); - Делегирования с его участием деактивируются автоматически; - В реестрах и отчётах он остаётся видим как «уволенный с такой-то даты».

⚠️ Перед увольнением убедитесь, что у Сотрудника нет активных задач, делегирований и не утверждённых отпусков — иначе они «зависнут» на несуществующем работнике. Если что-то висит, переадресуйте на других сотрудников до архивации.

§6. 👤 Маршруты согласования и SLA#

Все кадровые события используют один из трёх маршрутов:

Маршрут Применяется к SLA по умолчанию
Согласование кадрового приказа (rxhr_PersonnelOrderApproval) Изменения договора, увольнения 3 рабочих дня
Согласование отпусков (rxhr_LeaveApproval) Все виды отпусков и отсутствий 3 рабочих дня
Согласование больничного (rxhr_LeaveApproval с ускоренным SLA) Только больничный лист 1 рабочий день

Просроченные задачи получают пометку в очереди согласования и могут быть переадресованы или эскалированы (поднять выше по иерархии). Все эти действия фиксируются в истории.

§7. 👤 Уведомления#

Каждое значимое событие в маршруте порождает уведомление по email и в внутреннюю систему уведомлений Ruxeo. Получатели зависят от события:

  • Создание события → инициатор (кадровик).
  • Поступление задачи на согласование → согласующий + (если настроено) его заместитель по делегированию.
  • Согласование завершено → инициатор.
  • Утверждение → инициатор + работник (если у него есть учётная запись).
  • Просрочка → инициатор + руководитель согласующего.

Уведомления компонуются в дайджесты — сотрудник не получит 50 писем в день, а получит одно сводное письмо с перечнем активных задач (по умолчанию утром).

§8. 👁 Кадровые события в отчётах#

После утверждения каждое событие попадает в отчёты (раздел 12):

  • Реестр кадровых событий — все события за период.
  • Отпуска и отсутствия — отдельный отчёт с разбивкой по типам.
  • Документы увольнения — отдельный отчёт.

Отчёты можно фильтровать по подразделению, БЕ, типу события, периоду, и экспортировать в Excel.

§9. ⚠️ Особенности#

Бумажные события и КЭДО — независимы#

В одной БЕ часть работников может быть на КЭДО, часть — на бумаге. Кадровое событие оформляется в той форме, в которой работник заключил трудовой договор. Если работник позже переходит с бумаги на КЭДО (подписывает согласие) — следующие события можно оформлять электронно, но прошлые остаются бумажными в архиве.

Гибридный режим#

Можно подписать заявление работника бумагой, а приказ оформить электронно (или наоборот). Система не запрещает. Главное — чтобы каждый документ был подписан тем способом, которым он реально подписан физически.

Двойная карточка не получает события#

Если у работника есть функциональная карточка (раздел 02) — никаких кадровых событий на неё не оформляется. Все отпуска, переводы, увольнения — только на штатной.

Связь с учётной системой#

После утверждения события его данные передаются в учётную систему (1С:ЗУП, SAP HR) через коннектор, если он настроен. Без коннектора — кадровик ручной работой переносит данные в учётную систему. Ruxeo при этом остаётся источником подписанной первички.

Если событие отменено уже после передачи в учётную систему#

Если приказ отменён после того, как 1С:ЗУП уже учёл его — в Ruxeo создаётся «Приказ об отмене» (отдельный документ с типом «Отмена»), который через коннектор уходит в учётную систему как корректировочный.

§10. Что дальше#