11. Командировки и авансовые отчёты#
В этом разделе пройдём процесс оформления служебных командировок и связанных с ними авансовых отчётов. Это сквозной процесс из четырёх частей:
- Заявка на командировку — работник запрашивает направление.
- Согласование и оформление приказа — работодатель утверждает.
- Командировка происходит — работник в поездке.
- Авансовый отчёт — работник отчитывается о расходах после возвращения.
Весь цикл может проходить полностью через портал работника (мобильное приложение или веб) — в этом главная ценность модуля «Командировки» Ruxeo. Работнику не нужно носить бумажки, бухгалтерии — собирать чеки физически.
§1. Концепция#
Документы цикла#
| Документ | Тип в системе | Что содержит |
|---|---|---|
| Заявка на командировку | TripRequest | Цели поездки, маршрут, даты, оценка расходов |
| Приказ о направлении в командировку | TripOrder | Распорядительный документ работодателя (форма Т-9 или внутренняя) |
| Авансовый отчёт | ExpenseReport | Фактические расходы со сканами/фото чеков |
Связи между ними: - TripRequest порождает TripOrder (после утверждения). - ExpenseReport обязательно ссылается на свою TripRequest. - Все три документа лежат в общей папке поездки в архиве.
Финансовая сторона#
Оформление командировки имеет финансовую составляющую:
- Аванс — деньги, выдаваемые работнику до поездки на ожидаемые расходы (билеты, проживание, суточные).
- Фактические расходы — то, на что работник реально потратил.
- Итог по АО — разница: либо работник возвращает остаток аванса, либо организация доплачивает перерасход.
Всё это фиксируется в Ruxeo. Передача в учётную систему (1С, SAP) — через коннектор или ручным выгрузом.
§2. 🧑 Шаг 1: Создание заявки на командировку работником#
Где: портал работника → раздел «Командировки» → «Новая заявка».
Заполняемые поля#
| Поле | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Цель командировки | Кратко: для чего едете | Участие в конференции X |
| Маршрут | Один или несколько городов с датами | Москва (08.06 — 09.06), Санкт-Петербург (09.06 — 11.06) |
| Дата начала | Первый день командировки | 08.06.2026 |
| Дата окончания | Последний день | 11.06.2026 |
| Транспорт | Способ передвижения | Поезд + такси |
| Проживание | Тип, ориентир по стоимости | Гостиница 5000 руб./сутки |
| Замещающий | Кто будет замещать в командировке | Иванова О.А. (по делегированию) |
| Сопровождающие | Если едут несколько работников | (опционально, ссылки на других сотрудников) |
| Оценка общих расходов | Сумма аванса | 35 000 руб. |
| Источник финансирования | Из какого бюджета | Бюджет проекта Альфа |
| Обоснование | Развёрнутый текст | Презентация проекта Альфа на ИТ-конференции, плюс встреча с заказчиком в СПб |
При желании работник может приложить документы — программу конференции, приглашение, бронь гостиницы (хоть это не обязательно для подачи заявки, но ускоряет согласование).
Отправка#
После заполнения работник нажимает «Отправить на согласование». Заявка попадает в маршрут согласования.
Что увидит кадровик/руководитель#
В Web UI у руководителя (и у кадровика) появится задача «Согласовать командировку: Иванов И.И. в Санкт-Петербург, 08.06.2026 – 11.06.2026, оценка 35 000 руб.».
§3. 👤 Шаг 2: Согласование заявки#
Маршрут согласования заявки на командировку обычно включает:
- Прямого руководителя работника — оценивает целесообразность поездки.
- Финансовую службу — проверяет наличие бюджета.
- HR / административную службу — оформляет приказ и аванс.
В зависимости от организации цепочка может быть короче (например, только руководитель + HR) или длиннее (плюс согласование руководителя проекта).
Решения#
| Кнопка | Что произойдёт |
|---|---|
| Согласовать | Заявка идёт дальше по цепочке |
| Отправить на доработку | Возвращается работнику с комментарием — он правит и пересдаёт |
| Отклонить | Заявка закрывается со статусом «отказано» |
После прохождения всех этапов заявка переходит в состояние «Утверждена», и кадровик готовит приказ о направлении.
§4. 👤 Шаг 3: Оформление приказа о направлении#
После утверждения заявки кадровик создаёт TripOrder — распорядительный документ, на основании которого работник официально направляется в командировку.
[Шаг 1] В карточке утверждённой заявки → «Создать приказ о командировке».
[Шаг 2] Поля автозаполняются из заявки. Кадровик дополняет: - Номер приказа (через журнал регистрации). - Дата подписания. - Сумма аванса (может скорректироваться по итогам согласования финансами).
[Шаг 3] Сгенерировать PDF (по форме Т-9 или внутренней).
[Шаг 4] Подписание подписантом организации: - Если работник на КЭДО — приказ подписывается УКЭП и отправляется работнику на портал для электронного ознакомления. - Если бумажный режим — печать, подпись, выдача работнику физически.
После подписания приказ идёт в учётную систему (1С) для выдачи аванса — это уже за пределами Ruxeo. Работник получает деньги на корпоративную карту или наличными — зависит от практики компании.
§5. 🧑 Шаг 4: Командировка#
В период командировки работник может: - Сохранять чеки — фотографируя их в мобильное приложение Ruxeo. - Записывать расходы в черновик авансового отчёта (см. §6) по мере их совершения. - Отправлять текущие сообщения руководителю (через стандартные средства внутри Ruxeo или вне его).
⚠️ Возможность «сохранять чеки в реальном времени» в мобильном приложении — целевая функциональность; в текущей версии может быть упрощённый вариант (создание ExpenseReport и загрузка чеков после возвращения, а не во время поездки). Уточняйте на стенде.
§6. 🧑 Шаг 5: Создание авансового отчёта#
После возвращения из командировки работник оформляет авансовый отчёт — фактические расходы со сканами/фото чеков.
Где: портал → раздел «Авансовые отчёты» → «Новый АО» → выбрать связанную командировку.
Заполняемые поля#
| Поле | Описание |
|---|---|
| Командировка (TripRequest) | Из списка поездок работника — выбирается соответствующая утверждённая заявка |
| Период расходов | Автозаполняется из дат командировки |
| Сумма аванса | Подтягивается из приказа |
| Категории расходов | Перечень: проезд, проживание, суточные, представительские, и т. п. |
| Записи расходов | По одной строке на каждый чек (см. ниже) |
| Итого | Считается автоматически |
| Остаток аванса (вернуть) или Перерасход (доплатить) | Считается автоматически |
Заполнение записи расхода#
[Шаг 1] «Добавить расход».
[Шаг 2] Заполнить: - Категория (из справочника). - Дата чека. - Сумма. - Описание (например, «такси аэропорт-отель»). - Прикрепить фото или скан чека.
[Шаг 3] Сохранить.
[Шаг 4] Повторить для всех расходов поездки.
Отправка АО#
После заполнения работник нажимает «Отправить АО на согласование».
§7. 👤 Шаг 6: Согласование и утверждение АО#
Цепочка согласования АО обычно:
- Прямой руководитель — подтверждает, что расходы соответствуют целям поездки.
- Бухгалтерия — проверяет правильность оформления чеков, корректность сумм, налоговые требования.
- Финансовая служба / Главный бухгалтер — итоговое утверждение.
Для каждой строки расхода согласующий может: - Принять — расход одобрен. - Отклонить — расход не возмещается работнику (например, не хватает чека или это личная трата). - Запросить уточнение — работник должен дать объяснение или приложить дополнительный документ.
После прохождения цепочки АО переходит в состояние «Утверждён».
§8. 👤 Шаг 7: Расчёт и закрытие#
[Шаг 1] Утверждённый АО передаётся в учётную систему (1С) — через коннектор или вручную.
[Шаг 2] Бухгалтерия делает расчёт: - Если потрачено меньше аванса → работник возвращает остаток (наличными в кассу или удерживается из зарплаты). - Если потрачено больше → организация выплачивает перерасход следующей зарплатой или отдельным платежом.
[Шаг 3] После подтверждения возврата/доплаты бухгалтерией АО в Ruxeo переводится в состояние «Закрыт».
Цикл командировки завершён.
§9. 👁 Что положено в архив#
/Архив/Командировки/
└── Папка командировки: Иванов И.И. Москва-СПб 08.06.2026
├── Заявка № КЗ-2026-0042 (УТВЕРЖДЕНА)
│ └── Заявка.pdf (если КЭДО — УНЭП работника + согласования)
├── Приказ № КП-2026-0042 (УТВЕРЖДЁН)
│ └── Приказ Т-9.pdf (УКЭП работодателя + УНЭП работника на ознакомлении)
└── Авансовый отчёт № АО-2026-0042 (ЗАКРЫТ)
├── АО.pdf (УНЭП работника + согласования)
├── 14 фото/скан чеков (билеты, гостиница, такси, кафе, ...)
└── итог: потрачено 32 450 руб., возврат 2 550 руб.
В каждом документе сохраняется его хронология (создан → согласован → утверждён → подписан → закрыт), кто и когда внёс изменения.
§10. ⚠️ Особенности#
Сценарий «срочная командировка» (без предварительной заявки)#
Иногда работника отправляют срочно — времени на стандартное согласование заявки нет. В этом случае возможен упрощённый процесс:
- Работник едет, опираясь на устное распоряжение руководителя.
- По возвращении кадровик оформляет «обратным числом» заявку и приказ (с подписями руководителя задним числом — что юридически допустимо, если процесс контролируем).
- АО оформляется в обычном порядке.
Это не идеальный путь, но в реальной практике встречается. Ruxeo позволяет создавать заявки с прошедшими датами (с предупреждением о расхождении).
Несколько командировок одновременно#
Если работник едет в несколько поездок последовательно (например, неделя в одном городе, потом сразу в другом) — обычно оформляются два отдельных приказа и две отдельных заявки. Можно совмещать на уровне одной заявки только если поездки логически связаны (например, тур по нескольким городам с одной целью).
Командировка за рубеж#
Зарубежные командировки в Ruxeo оформляются по тому же шаблону, что и внутренние, но с дополнительными полями: - Страна, город (с разбивкой по дням, если несколько стран). - Виза (при необходимости). - Валюта (для расходов в иностранной валюте) — в АО будет столбец с указанием валюты и курсом конвертации. - Дополнительные согласования (служба безопасности, валютный контроль).
Оплата после длительного периода#
Если АО подаётся через несколько месяцев после командировки — это административный «должник». Ruxeo не блокирует подачу, но в отчётах такие случаи помечаются как «просрочка АО более N дней».
Срок хранения#
Документы по командировкам хранятся 5 лет (по стандартным архивным срокам для финансовой первички). Чеки и сканы — вместе с АО.
Если работник уволится до закрытия АО#
При увольнении работника с открытыми/незакрытыми командировками — система предупредит об этом. Кадровик должен либо ускорить закрытие АО, либо передать его на оформление другому сотруднику (с указанием «закрытие после увольнения работника»).
§11. Что дальше#
- 04. Электронное трудоустройство (КЭДО) — если у работника ещё нет УНЭП, а вы хотите дать ему возможность подавать заявки на командировку через портал.
- 12. Отчёты — отчёт «Командировочные расходы за период», «Несданные АО», «Использование командировочного бюджета».
- 05. Бумажные кадровые события, §3 — если в командировку идёт работник на бумажном режиме, и АО оформляется не через портал, а традиционно.