Перейти к содержанию

12. Отчёты#

В этом разделе пройдём блок отчётности кадрового архива. Отчёты — окно «сверху» на накопленные в архиве данные: кто принят и уволен, кто в отпуске, какие приказы зарегистрированы за период, какие согласия истекают, и т. д. Они нужны и для оперативного контроля (что происходит сейчас), и для отчётности (что было за квартал/год), и для аудита (где смотреть в случае проверки).

§1. Концепция#

Где находятся отчёты#

В Web UI в разделе «Кадровый архив» на главной (cover-page) есть блок «Отчёты» с плитками-карточками. Каждая карточка — отдельный отчёт со своей логикой, своими фильтрами и своим способом отображения данных.

Отчёты можно открыть и из главного меню → «Отчёты» → раздел «Кадровый архив».

Какие данные показываются#

Отчёты строятся из текущего состояния архива (а не из снапшотов), это означает: - Если документ добавлен сегодня — он появится в отчёте уже сегодня. - Если документ изменился — в отчёте отображается актуальное значение полей. - Если документ удалён или перемещён в корзину — он исчезает из отчётов.

Для исторических состояний есть отдельные отчёты «по состоянию на дату» (см. §3) — в них фиксируется, как было на конкретный день.

Видимость данных#

Кадровики видят отчёты по доступной им области данных: - Если кадровик прикреплён к конкретной БЕ — видит данные только своей БЕ. - Если кадровик главный (входит в группу rxhr_meta_admins) — видит все БЕ. - Сотрудники-просмотрщики (rxhr_meta_viewers) видят отчёты, но не могут их редактировать.

§2. Каталог стандартных отчётов#

В кадровом модуле Ruxeo предустановлены 8 стандартных отчётов под наиболее частые сценарии:

№ Название Что показывает
1 Реестр кадровых событий Все кадровые события (приёмы, переводы, отпуска, увольнения) за период с фильтрами по типу
2 Документы приёма на работу Все приказы о приёме за период, с разбивкой по подразделениям
3 Отпуска и отсутствия Все отпуска и больничные за период, с группировкой по типам
4 Графики отпусков Утверждённые графики по годам и БЕ
5 Документы увольнения Все увольнения за период, с разбивкой по основаниям и причинам
6 Заявления КЭДО Все заявления работников за период, с группировкой по видам
7 Согласия на обработку ПДн Все согласия с указанием срока действия
8 Истекающие согласия Согласия, у которых через N дней (по умолчанию 30) истекает срок

Каждый отчёт описан ниже подробно.

§3. Отчёт «Реестр кадровых событий»#

Назначение#

Сводный отчёт по всем кадровым событиям организации за период. Подойдёт для: - Подведения итогов месяца/квартала/года. - Передачи данных в учётную систему (Excel-выгрузка для последующей загрузки в 1С). - Аудита: «покажите все приёмы за прошлый квартал».

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Период Начало и конец
БЕ Одна, несколько или все доступные
Подразделение Иерархический выбор
Тип события Приём, перевод, отпуск, увольнение, заявление, согласие, и т. п. (множественный выбор)
Состояние Черновик / На согласовании / Утверждён / Отклонён / Архивирован

Колонки#

  • Дата события
  • Тип
  • Сотрудник (ФИО)
  • Подразделение
  • Должность
  • БЕ
  • Состояние документа
  • Кто оформил
  • Номер документа

Действия#

  • Экспорт в Excel — выгрузка отображённой выборки.
  • Открыть документ — переход к карточке кадрового события.
  • Сохранить отчёт — сохранение примененных фильтров для повторного использования.

§4. Отчёт «Документы приёма на работу»#

Назначение#

Узкоспециальный срез только по приёмам на работу.

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Период приёма Начало и конец
БЕ, Подразделение как везде
Способ оформления Бумажный / КЭДО
Тип трудоустройства По срочному ТД / По бессрочному / По договору ГПХ / По совмещению
Состояние ИС На испытательном / Прошёл ИС / Не прошёл ИС

Особое применение#

Очень удобен для: - Контроля «всех новеньких в подразделении за квартал». - Анализа «какой процент приёмов прошёл через КЭДО vs бумагу». - Отслеживания «кто на испытательном сроке заканчивается в ближайшем месяце» — для своевременной оценки.

§5. Отчёт «Отпуска и отсутствия»#

Назначение#

Все периоды, когда работники отсутствуют — отпуска, больничные, отпуска без сохранения, учебные.

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Период Начало и конец (чьи отсутствия пересекают этот период попадают в отчёт)
БЕ, Подразделение
Тип отпуска/отсутствия Ежегодный, дополнительный, больничный, без сохранения, учебный, и т. п.
Сотрудник Конкретный или все
Состояние Запланирован / На согласовании / Утверждён / Использован / Отозван / Перенесён

Применение#

  • Контроль кадрового резерва: «кто будет в офисе следующей неделей».
  • Передача в бухгалтерию для расчёта отпускных.
  • Анализ использования отпускных дней: средняя длительность, частота переносов.

§6. Отчёт «Графики отпусков»#

Назначение#

Утверждённые годовые графики отпусков по БЕ и подразделениям.

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Год 2026 / 2027 / …
БЕ, Подразделение
Состояние Черновик / Утверждён / Архивирован

Особенности#

Отчёт отображает таблицу графика — кто когда планирует уходить. Полезно для перепроверки: сосчитать, сколько работников будут в одном подразделении в июле, и не получится ли «массового исхода». Для подразделений с критическими процессами (бухгалтерия в период сдачи отчётности, продажи в горячий сезон) — обязательная процедура.

§7. Отчёт «Документы увольнения»#

Назначение#

Все увольнения, проведённые через систему за период.

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Период Начало и конец
БЕ, Подразделение
Тип увольнения По собственному / По соглашению сторон / По инициативе работодателя / По сокращению / Другое
Правовое основание Из словаря (ст. 77–83 ТК РФ)
Возраст увольнения Диапазон: до 1 года / 1–3 года / 3–5 лет / 5–10 / 10+
Стаж в организации Диапазон

Применение#

  • Анализ текучести: какой процент увольнений по каким основаниям.
  • Анализ удержания: средний стаж уволившихся.
  • Подготовка статистики для руководства (например, «Q1 2026: 7 увольнений по собственному, 2 по сокращению»).

§8. Отчёт «Заявления КЭДО»#

Назначение#

Все заявления работников, поступившие через портал, с распределением по видам.

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
Период Когда подано
БЕ, Подразделение
Вид заявления Из 31-вида (множественный выбор)
Состояние Черновик / На рассмотрении / Утверждено / Отклонено / Истекло
Сотрудник
Скорость обработки Например, фильтр «обработано более 5 дней» — для контроля сроков

Применение#

  • Контроль скорости работы кадровой службы: средняя/медианная скорость согласования.
  • Анализ «горячих» видов заявлений: каких больше всего поступает.
  • SLA-мониторинг: сколько заявлений просрочено.

§9. Отчёт «Согласия на обработку ПДн»#

Назначение#

Все согласия работников на обработку персональных данных (152-ФЗ).

Фильтры#

Фильтр Возможные значения
БЕ
Состояние Действует / Истекает / Истекло / Отозвано
Тип согласия Основное согласие / Согласие на проверку биографии / Согласие на КЭДО / и т. п.
Сотрудник

Применение#

  • Аудит соответствия 152-ФЗ: проверить, что у всех работников есть актуальное согласие.
  • Подготовка к проверкам Роскомнадзора.

§10. Отчёт «Истекающие согласия»#

Назначение#

Специализированный отчёт-предупреждение: согласия, срок которых истекает в ближайшие 30 дней (или в другом интервале, настраиваемом фильтром).

Колонки#

  • ФИО сотрудника
  • Тип согласия
  • Дата подписания
  • Дата истечения
  • Дней до истечения
  • Подразделение
  • БЕ

Применение#

Кадровик регулярно (раз в неделю-месяц) открывает этот отчёт и: - Связывается с работниками, у которых истекают согласия. - Запускает процедуру переподписания или продления.

Без этого отчёта легко пропустить истечение и оказаться в ситуации «обрабатываем ПДн без действующего согласия» — что является прямым нарушением 152-ФЗ.

§11. 👤 Использование отчётов#

Открытие отчёта#

[Шаг 1] В Web UI откройте «Кадровый архив» → «Отчёты» → выберите карточку нужного отчёта.

[Шаг 2] Откроется страница отчёта с пустыми/предзаполненными фильтрами и таблицей данных.

Применение фильтров#

[Шаг 1] В правой части страницы — панель фильтров.

[Шаг 2] Заполните нужные. Изменения применяются автоматически (или по кнопке «Применить» — зависит от настройки отчёта).

Сортировка и группировка#

В заголовке любой колонки — клик меняет сортировку (по возрастанию / убыванию / без сортировки). Можно сортировать по нескольким колонкам последовательно (зажмите Shift + клик).

Для группировки — перетащите заголовок колонки в специальную область над таблицей (например, сгруппируйте всё по «Подразделение» или «Тип события»).

Экспорт#

В правом верхнем углу — кнопка «Экспорт»:

Формат Когда использовать
Excel (.xlsx) Для дальнейшей обработки в Excel: формул, сводных таблиц, графиков
CSV Для загрузки в другие системы или Google Sheets
PDF Для печати или отправки руководству

В экспорт попадают все данные текущей выборки (с применёнными фильтрами), не только видимые на экране.

Сохранение отчёта#

Если у вас есть «любимый» набор фильтров — можно сохранить:

[Шаг 1] Применить нужные фильтры.

[Шаг 2] «Действия» → «Сохранить отчёт».

[Шаг 3] Назвать (например, «Отпуска ИТ-департамента — последний квартал»).

В будущем этот сохранённый набор появится в выпадающем меню «Сохранённые отчёты». При его выборе фильтры автоматически применяются.

§12. ⚠️ Особенности#

Глубина истории#

Отчёты могут отображать данные за весь период работы системы (по умолчанию). При больших объёмах данных рекомендуется ограничивать фильтр периода — иначе формирование отчёта может занять время.

Производительность#

Если отчёт «не открывается» или «слишком долго грузится» — сначала уменьшите выборку через фильтры (более узкий период, конкретная БЕ). Если проблема не уходит — обратитесь к ИТ-сопровождению, возможно, нужна оптимизация на стороне базы данных.

Кастомные отчёты#

Помимо 8 стандартных, в системе могут быть дополнительные отчёты, заведённые для конкретного клиента — например, «Отчёт по экспатам» или «Заполненность ставок по подразделениям». Они появляются в той же папке «Отчёты» и работают по тому же принципу.

⚠️ Создание новых кастомных отчётов в текущей версии системы выполняется через ИТ-сопровождение (через настройку через XML-конфигурацию). Возможность кадровикам самостоятельно создавать отчёты «через UI» без участия ИТ — целевая функциональность; уточняйте план реализации у проектной команды.

Отчёты vs документы#

Отчёт показывает обобщённую картину — список, сводку, статистику. Чтобы увидеть детали конкретного документа — кликните по строке отчёта, и откроется карточка соответствующего документа в архиве (с историей, файлами, согласованиями).

Точность дат и периодов#

При фильтрации по периоду имеет значение, какая дата учитывается: - Для приёма — дата приёма (hiringStartDate). - Для отпуска — даты пересечения с фильтром (если отпуск пересекается с периодом, попадает в отчёт). - Для увольнения — дата увольнения (termEffectiveDate). - Для заявления — дата подачи.

Это часто неочевидно. Если результат отчёта не совпадает с ожиданиями — посмотрите на имя поля даты в фильтре; иногда нужно поменять фильтр на другое поле.

Печатные формы#

Помимо «компьютерных» отчётов в системе могут быть подготовлены печатные формы под конкретные нужды: - Унифицированная форма Т-3 для штатного расписания. - Унифицированная форма Т-13 для табеля учёта рабочего времени. - Форма по 1-Т для статистики.

Эти формы — отдельные от отчётов, генерируются по запросу и обычно требуют участия бухгалтера/кадровика для проверки данных. Уточните на стенде, какие именно печатные формы доступны.

§13. Что дальше#

Отчёты — последний раздел руководства. На этом цикл «настройка → использование → анализ» закрыт. Возможные дальнейшие шаги:

  • Регулярно просматривайте отчёт «Истекающие согласия» (раз в неделю) — это самый «штрафоопасный» процесс с точки зрения 152-ФЗ.
  • Раз в месяц — отчёты по кадровым событиям и отпускам, для сверки с учётной системой.
  • Раз в квартал — отчёт по увольнениям для понимания динамики текучести.
  • При проверках — сохранённые в Excel выгрузки нужных отчётов как первичные данные.

Если у вас возникают идеи: «хочу, чтобы был такой-то отчёт» или «текущий отчёт неудобен потому что…» — соберите такие пожелания и обсудите с руководителем проекта внедрения. Стандартный набор может быть дополнен под потребности вашей организации.

Спасибо за прохождение всего руководства! Ниже — ссылки на соседние разделы для удобства повторной навигации: