Перейти к содержанию

Регистрационные номера#

Что такое регистрационный номер#

Регистрационный номер — уникальный идентификатор документа в журнале регистрации. Формат зависит от типа документа и настроек организации:

  • Договор-2026/00123 — для договоров.
  • ИХ-26/00567 — для входящих писем.
  • ПР-26/0089 — для приказов.

Регистрационный номер присваивается при регистрации документа — не сразу при создании. До регистрации документ имеет статус «Черновик» и регистрационного номера не имеет.

Где увидеть регистрационный номер#

  • В карточке документа — поле «Регистрационный номер» на основной вкладке.
  • В списке документов — отдельная колонка.
  • В штрих-коде — для документов, поддерживающих сканирование.
  • В заголовке окна при открытии карточки.

Как зарегистрировать документ#

Кнопка «Зарегистрировать» доступна на карточке, когда:

  • Документ в подходящем состоянии lifecycle (обычно Согласовано или Подписано).
  • У вас есть право на регистрацию в данном журнале (роль регистратора).

При нажатии:

  1. Откроется диалог с указанием журнала и предлагаемого номера.
  2. После подтверждения номер фиксируется в документе.

  3. После регистрации:

    • Документ переходит в состояние Зарегистрировано (или специфичное для типа).
    • Ваши редактирующие права автоматически понижаются: больше нельзя редактировать содержимое, только просматривать. Это для соблюдения требований аудита.
    • Запись о регистрации фиксируется в журнале документа.

Журналы регистрации#

Каждый тип документа имеет свой журнал регистрации — например:

  • Журнал договоров — для всех договоров.
  • Журнал входящих — для входящих писем.
  • Журнал кадровых приказов — для приказов по личному составу.

Каждый журнал имеет свою нумерацию (последовательную, ежегодно сбрасывающуюся) и префикс (например, Д-, ИХ-, ПР-).

Журналы привязаны к бизнес-единице — у разных БЕ могут быть разные журналы.

Двойная нумерация (проектный + регистрационный)#

Некоторые документы имеют два номера:

  • Проектный номер — присваивается при создании черновика, для удобства внутреннего обсуждения.
  • Регистрационный номер — присваивается при регистрации, окончательный.

Например, договор может быть Проект-2026-456 на этапе согласования, а после подписания — стать Д-2026/0078.

Холостые номера#

Если регистрация прервалась (документ отклонён, отменён) — номер не «теряется», а становится «холостым». Журнал ведёт учёт холостых номеров для аудита.

Восстановить присвоенный номер у отменённого документа нельзя — это конструкция для целостности нумерации.

Связанные страницы#