09. Приказы по штатному расписанию#

В этом разделе пройдём оформление изменений штатного расписания (ШР) — введение и удаление позиций, переименование подразделений, изменение окладов по позициям, утверждение новой редакции ШР целиком.

Штатное расписание — это локальный нормативный акт работодателя по форме Т-3 (или внутренней), который определяет состав, иерархию, должности и ставки в организации. Изменения в нём оформляются распорядительными приказами и затрагивают как «организационную сторону» (справочник должностей, подразделений), так и «кадровую сторону» (отдельные работники, чьи позиции упомянуты).

§1. Концепция#

ШР как объект и как процесс#

В Ruxeo под «штатным расписанием» можно понимать два разных объекта:

ШР-документ — конкретный распорядительный документ (приказ Т-3 или приказ об изменении ШР), хранящийся в архиве. Это утверждённая редакция расписания на определённую дату.
Текущая структура ШР — состояние справочников подразделений и должностей в системе прямо сейчас: какие подразделения есть, какие должности под ними, какие ставки заняты.

Между этими двумя объектами должно быть соответствие: каждое изменение текущей структуры (создание подразделения, добавление должности, изменение оклада) должно быть оформлено приказом, и этот приказ — храниться в архиве.

Три типа изменений#

Тип	Что происходит	Кто оформляет
Введение позиции	Появляется новая должность под существующим подразделением, со ставкой и окладом	Кадровик + (опц.) финансы для обоснования
Вывод позиции	Удаление должности из ШР (т. н. сокращение единицы). Если на ней есть работник — нужно сокращение	Кадровик + руководитель + юрист
Изменение позиции	Переименование, изменение оклада, изменение количества ставок	Кадровик + финансы

Полный пересмотр ШР («утверждение новой редакции с 01.01.2027») — это набор всех вышеуказанных типов в одном пакете.

Связь с работниками#

Изменения ШР всегда влекут или могут повлечь действия по работникам:

Введение позиции — потенциально появится новый работник на этой должности (через раздел 03 или 04).
Вывод позиции — если на ней есть работник, нужна процедура сокращения (см. ТК РФ ст. 81 ч. 2): уведомление за 2 месяца, предложение других вакансий, выплата выходного пособия (раздел 05, §5).
Изменение оклада — нужно дополнительное соглашение к трудовому договору каждого работника на этой должности (раздел 05, §2 или 07).

ШР-приказ в архиве — это общий контейнер, рядом с которым лежат связанные индивидуальные приказы по работникам.

§2. 👤 Шаг 1: Подготовка приказа об изменении ШР#

⚠️ В текущей версии системы выделенного типа документа «Приказ по штатному расписанию» с табличной структурой (как в форме Т-3 — построчно: подразделение / должность / количество ставок / оклад / надбавки) пока нет. Изменения ШР оформляются через стандартный механизм организационных документов (OrgStructureDocument) или через массовый приказ (раздел 08) с приложенным DOCX-файлом, содержащим табличную часть.

Для типовых сценариев (введение / вывод / изменение позиции) рекомендуем такой подход:

Шаги#

[Шаг 1] В архиве откройте папку «Документы по оргструктуре» (/hrarchive/workspaces/{БЕ}/OrgStructure/) — если её нет, попросите ИТ-сопровождение создать.

[Шаг 2] «Создать» → «Документ по оргструктуре» (OrgStructureDocument).

[Шаг 3] Заполните карточку:

Поле	Описание	Пример
Бизнес-единица	К какой БЕ относится изменение	ООО «Демо-Компания»
Дата приказа	Когда подписан	26.04.2026
Дата вступления в силу	С какой даты действует ШР в новой редакции	01.06.2026
Дата окончания действия	Если приказ временный (для временных позиций)	(обычно пусто)
Номер приказа	Из журнала регистрации приказов	ШР-2026-0003
Подразделение	На которое распространяется (опционально, если приказ затрагивает одно подразделение)	ИТ-департамент
Описание	Что именно меняется	Введение должности «Главный архитектор» с окладом 250 000 руб.

[Шаг 4] Приложите файл с табличной частью изменений: - Либо готовый DOCX/PDF-приказ, оформленный по форме Т-3 / в свободной форме. - Либо Excel-таблицу с разбивкой «было ↔ стало» по подразделениям и должностям.

[Шаг 5] Сохраните.

§3. 👤 Шаг 2: Согласование#

Поскольку ШР — серьёзный финансово-организационный документ, обычная цепочка согласования:

Руководитель подразделения, к которому относятся изменения (или несколько руководителей, если затронуты несколько).
Финансовая служба — проверка фонда оплаты труда, бюджетного покрытия.
Юридическая служба — соответствие ТК РФ, проверка процедуры сокращения (если есть выводы позиций).
Руководитель организации — финальное утверждение.

В Ruxeo это запускается через стандартный маршрут «Согласование кадрового приказа» с указанием расширенной цепочки согласующих:

[Шаг 1] В карточке OrgStructureDocument → «Запустить рабочий процесс» → «Согласование кадрового приказа».

[Шаг 2] В параметрах указать всех согласующих по списку выше.

[Шаг 3] Запустить.

⚠️ Сейчас отдельного специализированного маршрута «Согласование изменений ШР» с встроенными ролями (рук. подразделения / финансы / юрист / директор) в системе нет — он реализуется как обычная многоэтапная цепочка через универсальный маршрут. На вашем стенде кадровик/администратор настраивает этапы согласования при запуске. Целевая функциональность — отдельный шаблон маршрута именно под ШР с предзаполненной структурой; уточняйте план реализации у проектной команды.

§4. 👤 Шаг 3: Регистрация и подписание#

После согласования:

[Шаг 1] Кадровик регистрирует приказ в журнале «Приказы по штатному расписанию» (отдельный журнал регистрации, заводится администратором по аналогии с журналом приказов о приёме — раздел 01, §7, но с типом документа OrgStructureDocument).

[Шаг 2] Подписант (директор) подписывает приказ: - Если есть КЭДО для подписанта — УКЭП в системе. - Если бумажная подпись — печать, подпись, скан.

После подписания приказ переходит в состояние «утверждён».

§5. 👤 Шаг 4: Применение изменений к справочникам#

После утверждения приказа кадровик / администратор должен применить изменения к структурным справочникам подразделений и должностей. Это отдельный шаг — не происходит автоматически.

Введение позиции#

[Шаг 1] «Администрирование» → «Должности» → «Создать запись».

[Шаг 2] Завести должность по процедуре раздела 01, §4: - Код, наименование, подразделение, описание.

[Шаг 3] В описании или комментарии добавить ссылку на номер приказа об ШР («Введена приказом № ШР-2026-0003 от 26.04.2026»).

Вывод позиции#

⚠️ Прямого «удаления» должности из справочника обычно избегают — это историческая запись. Вместо этого должность переводят в состояние «не активна» (обсолетна):

[Шаг 1] «Администрирование» → «Должности» → найти запись.

[Шаг 2] Действие → «Архивировать» (или «Перевести в состояние „не активна“»).

После этого должность не показывается в списках при создании новых сотрудников, но историческая привязка остаётся.

⚠️ Если на выводимой позиции есть работники — обязательно ОДНОВРЕМЕННО проводить процедуру сокращения по каждому работнику (раздел 05, §5) или процедуру перевода (раздел 05, §2). До завершения этих процедур убирать должность из справочника нельзя.

Изменение позиции#

[Шаг 1] «Администрирование» → «Должности» → найти запись → «Редактировать».

[Шаг 2] Корректировать наименование (для переименования) или другие атрибуты.

[Шаг 3] Если изменение затрагивает оклад — для каждого работника на этой должности нужно отдельное доп. соглашение к трудовому договору (раздел 05, §2). Это можно сделать массовым приказом (раздел 08) с разворачиванием на индивидуальные.

§6. 👤 Сценарий: введение нового подразделения и должности с одновременным наймом#

Соберём всё вместе.

Цель: организация открывает новое подразделение «Отдел разработки веб-приложений» и нанимает в него 5 разработчиков с 01.06.2026.

Шаги#

Подготовка проекта приказа (Шаг 1, §2): OrgStructureDocument с описанием — «Создать новое подразделение „Отдел разработки веб-приложений“ под ИТ-департаментом; ввести 5 ставок „Старший разработчик веб-приложений“ с окладом 200 000 руб.»
Согласование (Шаг 2, §3): руководитель ИТ-департамента → финансы → директор.
Подписание (Шаг 3, §4): директор УКЭП.
Применение (Шаг 4, §5):
- Создать подразделение «Отдел разработки веб-приложений» под ИТ-департаментом (раздел 01, §3).
- Создать должность «Старший разработчик веб-приложений» в этом подразделении (раздел 01, §4).
Найм работников (раздел 03 или 04, по 5 раз): создать 5 карточек Сотрудников, привязать к подразделению, должности, оформить приём (бумажный или КЭДО).

В архиве после завершения:

/Архив/Кадровый/Документы по оргструктуре/
└── ШР-2026-0003 от 26.04.2026 (УТВЕРЖДЁН) — Введение Отдела веб-разработки

/Архив/Кадровый/Сотрудники/
├── Иванов И.И. (АКТИВЕН) — Отдел разработки веб-приложений
├── Петров А.С. (АКТИВЕН) — Отдел разработки веб-приложений
├── ... ещё 3 работника

В каждой карточке Сотрудника в «Документах приёма» — приказ Т-1 со ссылкой на исходный приказ об ШР.

§7. 👤 Сценарий: сокращение позиции#

Цель: ликвидируется должность «Бумажный архивариус» в Архивном отделе. Один работник на этой позиции — Сидоров.

Шаги#

Приказ о выводе позиции из ШР (как в §2 — заводится OrgStructureDocument).
Уведомление работнику о сокращении — отдельный документ типа «Уведомление о сокращении» (TerminationNotice) за 2 месяца до даты увольнения (требование ТК РФ ст. 180).
Предложение других вакансий (если есть) — отдельный документ-предложение.
Согласование на портале (если работник на КЭДО) или на бумаге — работник подтверждает получение уведомления.
Через 2 месяца — приказ об увольнении по основанию «Сокращение штата» (ст. 81 ч. 2 ТК РФ) — раздел 05, §5.
Применение в справочнике: только после увольнения работника убираем должность из активных в справочнике должностей.

⚠️ В текущей версии нет специализированных доктайпов «Уведомление о сокращении» и «Предложение вакансий». Эти документы оформляются через общий механизм (произвольный документ с приложенным PDF) и стандартное согласование. Целевое — отдельные шаблонизированные документы с автоподстановкой реквизитов и автоматическим контролем 2-месячного срока. Уточняйте у проектной команды.

§8. 👁 Что положено в архив#

После цикла изменения ШР в архиве хранится:

/Архив/Кадровый/Документы по оргструктуре/
└── ШР-2026-0003 от 26.04.2026 (УТВЕРЖДЁН)
    ├── Описание изменения: введение Отдела веб-разработки + 5 ставок старшего разработчика
    ├── Приказ.pdf (подписан УКЭП директором)
    ├── Согласования (рук. ИТ, финансы, юрист, директор)
    ├── Приложение: таблица «было ↔ стало»
    └── Связанные документы: 5 приказов о приёме (после реализации найма)

Все индивидуальные кадровые события, ставшие следствием этого ШР-приказа (приёмы, переводы, доп. соглашения, увольнения), сохраняют ссылку на исходный ШР-приказ. Это позволяет при аудите проследить полную историю.

§9. ⚠️ Особенности#

ШР — два слоя#

Помните: «приказ об ШР» (документ) и «текущая структура» (справочники) — это два разных слоя. Приказ — на конкретную дату, справочник — состояние сейчас. Между ними нужна синхронизация вручную (раздел §5). Если синхронизация не сделана — приказ есть, а структура старая, или наоборот: структура изменена, а приказа нет (это нарушение).

Оптимальный подход — пакетные изменения#

Если нужно много мелких изменений (5–10 за раз), удобнее свести их в один пакетный приказ ШР, чем оформлять каждое отдельно. Согласование и подписание — одного документа, а применение в справочниках — N действий.

Проверка целостности#

После применения изменений рекомендуется пройти проверочный чек-лист: - ✓ В справочнике подразделений новые/изменённые подразделения отражены. - ✓ В справочнике должностей новые/изменённые должности отражены. - ✓ Удалённые должности — переведены в «не активны», работники с них переведены или уволены. - ✓ В трудовых договорах работников, чей оклад изменился, оформлены доп. соглашения.

Если какая-то из этих позиций не выполнена — есть риск рассогласования между ШР-приказом и реальной кадровой практикой.

Финансовое моделирование «что если»#

Сценарий «давайте посчитаем фонд оплаты труда после введения 5 новых ставок» делается до оформления приказа об ШР — обычно в Excel или в финансовой системе, но не в Ruxeo. Ruxeo фиксирует факт утверждённых изменений, не моделирует «что если».

Хранение#

Приказы по ШР хранятся 75 лет (как все приказы по личному составу). Историческая структура (когда какая должность вводилась/выводилась/изменялась) восстанавливается по последовательности этих приказов в архиве.

ШР как PDF-приложение#

В нынешней реализации, если у заказчика основное ШР ведётся в Excel/1С — Ruxeo может выступать архивом подписанных PDF-копий этих файлов. Тогда «приказ об утверждении ШР с 01.01.2027» — это документ с приложенным PDF полного утверждённого ШР. Изменения в течение года оформляются отдельными приказами с указанием конкретной строки.

§10. Что дальше#

10. Графики отпусков — годовое планирование отпусков по подразделению, ещё один тип многоучастного процесса.
12. Отчёты — отчёты по кадровому составу, движению, заполненности позиций.
05. Бумажные кадровые события, §2 и §5 — оформление индивидуальных следствий из ШР-приказа (доп. соглашения, увольнения по сокращению).