Перейти к содержанию

06. Входящие КЭДО — заявления работника#

В этом разделе пройдём процесс, в котором инициатором документа является работник: он создаёт заявление на портале или мобильном приложении, подписывает УНЭП, и оно поступает кадровику для согласования и оформления приказа.

«Входящие» — потому что для кадровика и для системы движение начинается «снаружи», от работника. Это противоположность «Исходящих КЭДО» (раздел 07), где инициирует кадровик.

§1. Что в этом сценарии происходит#

Этап Кто делает Где
1. Работник создаёт заявление Работник Портал / мобильное приложение
2. Работник подписывает УНЭП Работник Портал
3. Заявление поступает кадровику в виде задачи автоматически Web UI кадровика
4. Кадровик согласует / отправляет на доработку / отклоняет Кадровик Web UI
5. После согласования — кадровик оформляет соответствующий приказ Кадровик Web UI
6. Приказ может быть отправлен работнику обратно для ознакомления (раздел 07) — —

Заявление и приказ — это два разных документа в архиве. Заявление — выражение воли работника, приказ — распорядительный документ работодателя. У каждого свой жизненный цикл, своя подпись, свои сроки хранения.

§2. Виды заявлений#

Через портал работник может создать заявление одного из 31 предустановленного вида. Это покрывает практически весь объём типовых обращений. Группы ниже — логические, для удобства восприятия; в системе виды заявлений хранятся плоским списком, и группировку легко изменить (например, переименовать категории или объединить разделы) через справочник видов заявлений без правки кода.

Отпуска#

Вид Назначение
Заявление на ежегодный отпуск Запрос отпуска по графику или вне графика
Заявление о переносе отпуска Сдвинуть утверждённый отпуск
Заявление о досрочном выходе из отпуска Вернуться раньше
Согласие на отзыв из отпуска Подтверждение, что работник согласен прервать отпуск
Заявление на отпуск без сохранения Неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам
Заявление на учебный отпуск На сессию, защиту, ГИА
Заявление на отпуск по уходу за ребёнком До 1.5 / 3 лет
Заявление на донорский день Освобождение от работы в связи со сдачей крови

Изменение трудовых отношений#

Вид Назначение
Заявление на увольнение По собственному желанию или соглашению сторон
Заявление на перевод На другую должность или в другое подразделение
Заявление на удалённую работу Гибрид или полная удалёнка
Заявление на изменение графика Гибкий, ненормированный, частичная занятость
Заявление о работе по совместительству Внутреннее или внешнее
Заявление о досрочном прекращении испытательного срока Когда работник хочет завершить ИС раньше
Заявление о трудовой книжке Бумажная или электронная (выбор)

Изменение персональных данных и реквизитов#

Вид Назначение
Заявление об изменении ПДн После замужества, смены паспорта, регистрации, и т. п.
Заявление на смену банка зарплаты Изменение реквизитов для перечисления

Сверхурочная работа и дополнительные согласия#

Вид Назначение
Согласие на сверхурочную работу Конкретный случай
Согласие на работу в выходные Конкретный день
Согласие на ночную смену Конкретные смены

Прочие#

Вид Назначение
Заявление на материальную помощь По обстоятельствам
Заявление на медосмотр Плановый или обязательный
Заявление на повышение квалификации На конкретный курс
Заявление на оборудование Запрос на ноутбук, офисное кресло, и т. п.
Заявление на аванс До зарплаты
Общее заявление Если ни один из видов не подходит

В зависимости от вида заявления портал показывает работнику разные поля для заполнения — система знает, что для увольнения нужна последняя дата работы, для смены банка — БИК и счёт, для отпуска — даты.

§3. 🧑 Шаг 1: Работник создаёт заявление на портале#

Где: портал работника (https://<стенд>/portal/) → раздел «Заявления».

[Шаг 1] Работник нажимает «Новое заявление».

[Шаг 2] Выбирает вид заявления из списка (см. §2). Список группируется по разделам — отпуска, увольнение, реквизиты, прочее.

[Шаг 3] Заполняет поля. Состав полей зависит от вида:

Пример: заявление на отпуск

Поле Описание
Тип отпуска Ежегодный / дополнительный
Дата начала
Дата окончания
Длительность (дней) автозаполняется
Замещающее лицо Опционально
Основание Свободный текст или ссылка на график отпусков

Пример: заявление на смену банка зарплаты

Поле Описание
Название банка
БИК
Расчётный счёт 20 цифр
Дата с которой действует

[Шаг 4] Прикладывает файлы — если нужно (например, к учебному отпуску — справку-вызов).

[Шаг 5] Нажимает «Создать предпросмотр».

Система: 1. Берёт шаблон, соответствующий виду заявления. 2. Подставляет ФИО работника, должность, подразделение, реквизиты БЕ. 3. Подставляет введённые работником данные. 4. Генерирует PDF-предпросмотр.

[Шаг 6] Работник видит готовый PDF — проверяет, всё ли правильно.

[Шаг 7] Нажимает «Подписать и отправить».

§4. 🧑 Шаг 2: УНЭП-подпись работника#

Если у работника уже выпущена УНЭП (после прохождения КЭДО-онбординга — раздел 04):

[Шаг 1] Работник видит экран «Подпись».

[Шаг 2] Получает на свой телефон СМС с одноразовым кодом.

[Шаг 3] Вводит код → подпись применяется к PDF.

[Шаг 4] PDF с примененной УНЭП отправляется в Ruxeo, и заявление поступает к кадровику.

Работник видит сообщение «Заявление подписано и отправлено. Ожидайте ответа от HR».

Если УНЭП ещё не выпущена#

Сценарий «работник принят в бумажном режиме, но позже подписал согласие на КЭДО» — у такого работника может ещё не быть УНЭП. Тогда при первом отправлении заявления портал предложит выпустить подпись (тот же процесс, что в разделе 04, §6). После выпуска — продолжить со шага 1 этого параграфа.

§5. 👤 Шаг 3: Кадровик получает заявление#

В Web UI кадровика на главной странице отдела появляется задача «Новое заявление от работника: Иванов И.И. — Заявление на отпуск» в очереди согласования.

[Шаг 1] Кадровик открывает задачу.

[Шаг 2] Видит: - ФИО, подразделение, должность работника; - вид заявления; - введённые работником поля; - подписанный PDF (его можно открыть и прочитать); - информацию о подписи: дата подписания, сертификат, способ подписания (УНЭП).

[Шаг 3] Принимает решение:

Кнопка Что произойдёт
Согласовать Заявление переходит в состояние «утверждено». Работнику на портале приходит уведомление.
Отправить на доработку Кадровик пишет комментарий: что не так. Работник получает уведомление, видит комментарий, корректирует и пересдаёт.
Отклонить Заявление закрывается со статусом «отклонено», маршрут завершается. Работник получает уведомление.
Запрос дополнительных данных Работнику ставится задача-вопрос, он отвечает на портале текстовым сообщением — не пересдавая всё заявление.

§6. Цикл «доработка»#

Если кадровик отправил на доработку:

[Шаг 1] Работник на портале в разделе «Заявления» видит своё заявление с пометкой «Требуется доработка» и комментарием HR.

[Шаг 2] Открывает заявление → вносит правки.

[Шаг 3] Нажимает «Перевыпустить и подписать».

Система перегенерирует PDF (с обновлёнными данными), работник снова подписывает УНЭП, заявление отправляется кадровику в обновлённом виде.

Цикл может повторяться сколько угодно раз. Вся переписка сохраняется в истории документа.

§7. 👤 Шаг 4: После согласования заявления#

После того как кадровик нажал «Согласовать», заявление в архиве уже утверждено — но это ещё не «приказ». Это выражение воли работника, хранящееся как первичный документ.

Дальше — два сценария.

Сценарий А. Заявление = достаточный документ#

Для некоторых видов заявлений отдельный приказ не требуется. Например: - Заявление о трудовой книжке (выбор электронной или бумажной). - Согласие на сверхурочную работу. - Заявление на материальную помощь (после согласования финансами).

В таком случае кадровик после согласования просто фиксирует факт получения и при необходимости передаёт данные в учётную систему. Никаких других документов в архиве не создаётся.

Сценарий Б. На основании заявления — оформляется приказ#

Для отпусков, переводов, увольнений работодатель должен издать отдельный распорядительный документ — приказ.

В Ruxeo это отдельный шаг:

[Шаг 1] Кадровик открывает утверждённое заявление.

[Шаг 2] Нажимает «Создать приказ на основании заявления».

[Шаг 3] Открывается форма приказа того типа, который соответствует заявлению (отпуск → приказ на отпуск, увольнение → приказ об увольнении, перевод → доп. соглашение + приказ).

[Шаг 4] Поля приказа предзаполнены данными из заявления (даты, тип, причина). Кадровик дополняет реквизитами учётной системы (например, номер по 1С), сохраняет.

[Шаг 5] Дальше идёт стандартный процесс оформления приказа: - если работник на КЭДО — в электронном виде, приказ отправляется ему на ознакомление/подпись (раздел 07); - если работник на бумаге — печатается, подписывается, сканируется (раздел 05).

⚠️ В текущей версии создание приказа на основании заявления — полуавтоматизированный процесс: кадровик инициирует кнопкой, поля частично заполняются автоматически, остальное — вручную. В дальнейшем эту связку планируется автоматизировать полностью (для типовых случаев).

Связь между документами#

Между заявлением и приказом сохраняется ссылка: в карточке приказа видно «На основании заявления № … от …», в карточке заявления — «Приказ № … от …». При проверках это позволяет быстро восстановить весь путь принятия решения.

§8. 👁 Что видно в архиве#

После прохождения цикла в архиве остаётся:

/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов Иван Иванович
└── Заявления КЭДО/
    └── Заявление на отпуск № ЗО-2026-0042 от 15.04.2026 (УТВЕРЖДЕНО)
        ├── Заявление.pdf (УНЭП работника)
        └── история действий
└── Отпуска/
    └── Приказ на отпуск № О-2026-0089 от 20.04.2026 (УТВЕРЖДЁН)
        ├── Приказ.pdf (подписи в зависимости от режима — КЭДО или бумага)
        ├── ссылка на исходное заявление
        └── история действий

Каждый документ — со своей подписью, со своими подписантами, со своей хронологией. Это и есть смысл «электронного делопроизводства»: вместо одной кучи бумаг с разными почерками — структурированный архив с прослеживаемостью.

§9. 👁 Просмотр статуса работником#

Работник на портале в разделе «Заявления» видит список всех своих заявлений со статусами:

Статус Что означает
Черновик Работник создал, но ещё не подписал
На рассмотрении HR Подписано и отправлено, ждёт реакции кадровика
Требуется доработка Кадровик вернул с комментарием — нужно перевыпустить
Утверждено Кадровик согласовал
Отклонено Кадровик отказал
Истёк срок Заявление потеряло актуальность (например, прошла дата начала отпуска без согласования)

При клике на заявление — открывается детальный экран с историей всех действий и комментариев.

§10. 👤 Сроки и SLA#

Тип заявления SLA на согласование
Срочные (донорский день, согласие на сверхурочные) 1 рабочий день
Стандартные (отпуск, изменение реквизитов) 3 рабочих дня
Серьёзные (увольнение, перевод) 5 рабочих дней (для проверки оснований)

Просроченные заявления попадают в специальную часть очереди кадровика (помечаются красным) и инициируют дополнительные уведомления.

§11. ⚠️ Особенности#

Работник без согласия на КЭДО — не может подавать заявления через портал#

Этот сценарий — для работников с КЭДО. Работник в бумажном режиме не получит доступ к разделу «Заявления» на портале (или не получит сам портал, в зависимости от настройки).

Заявление об увольнении — особенный случай#

По ТК РФ требуется собственноручная подпись на заявлении (или приравненная к ней УНЭП). Поэтому для заявления на увольнение в Ruxeo жёстко требуется УНЭП — нельзя «подать заявку без подписи».

Срок уведомления (14 дней) считается от даты подписания УНЭП заявления (зафиксированной в системе). Это — юридически корректно: УНЭП эквивалентна собственноручной подписи в КЭДО.

Изменение реквизитов: проверка кадровиком — не формальность#

Для заявлений о смене банка зарплаты или изменения ПДн рекомендуется не утверждать «не глядя». В практике 1С:ЗУП есть случаи, когда работник по ошибке вводит чужой счёт. Кадровик должен сверить реквизиты с подтверждающими документами (для ПДн — паспорт, для банка — справка из банка или копия договора счёта).

Хранение#

Заявления работника хранятся 5 лет (типовой срок для документов о трудовых отношениях). Заявления, повлёкшие приказы (например, о переводе) — хранятся до увольнения работника + ещё 75 лет (вместе с приказом).

Что если работник передумал#

После того как заявление отправлено и подписано УНЭП — работник может отозвать его до момента согласования кадровиком. Действие на портале: «Отозвать заявление». После согласования отозвать нельзя — нужно подавать новое заявление-отзыв (например, для увольнения — заявление об отзыве заявления об увольнении).

§12. Что дальше#