Перейти к содержанию

07. Исходящие КЭДО — приказы работодателя#

В этом разделе пройдём процесс, в котором инициатором документа является кадровик. Например: работодатель издаёт приказ о направлении в командировку, об изменении штатного расписания, о предоставлении отпуска по графику, и направляет его работнику для ознакомления или электронной подписи.

«Исходящие» — потому что для системы движение начинается «изнутри» (от организации) и направляется к работнику. Это противоположность «Входящих КЭДО» (раздел 06), где инициирует работник.

Важно про архитектуру маршрутов. В Ruxeo «исходящий» цикл использует тот же универсальный маршрут согласования (Согласование кадрового приказа), что и оформление приказа на основании заявления работника, и любой другой кадровый приказ. Никакой отдельной «исходящей» сущности на уровне маршрута нет — внутри маршрута есть автоматическая ноду, которая по флагу КЭДО на карточке работника определяет, отправлять документ на портал или вести бумажным путём. Поэтому для кадровика этот раздел отличается от раздела 06 только точкой входа: там карточку создавал работник на портале, здесь — вы сами в Web UI. Дальше всё одно и то же.

§1. Что в этом сценарии происходит#

Этап Кто делает Где
1. Кадровик создаёт приказ Кадровик Web UI
2. Внутреннее согласование (опционально) Согласующие Web UI
3. Подписание со стороны работодателя (УКЭП) МЧД-подписант Web UI
4. Приказ направляется работнику для ознакомления / подписи автоматически —
5. Работник на портале знакомится / подписывает (УНЭП) Работник Портал
6. Финализация и архивация автоматически —

В отличие от бумаги — нет печати, нет сканов, нет почты. Весь цикл занимает часы (или быстрее, если работник оперативно реагирует на портале).

§2. Два типа взаимодействия с работником#

В исходящих КЭДО есть два разных режима взаимодействия — выбирается при оформлении приказа:

Режим А. Ознакомление (acknowledge)#

Работодатель издаёт приказ. Работник должен ознакомиться с приказом и подтвердить факт ознакомления. Работник не подписывает приказ как сторона договора — он просто фиксирует, что увидел и понял.

Когда применяется: - Приказ о наложении дисциплинарного взыскания. - Приказ об изменении штатного расписания. - Приказ о направлении в командировку (если согласие работника не требуется — командировка по обязанностям должности). - Приказ о премировании. - Приказ об установлении рабочего графика.

Юридически: на портале работник нажимает «Ознакомлен», и система фиксирует дату/время — это эквивалентно расписке «С приказом ознакомлен» на бумаге.

Режим Б. Подписание (sign)#

Работодатель оформляет документ, требующий двусторонней подписи работодателя и работника. Работник на портале подписывает УНЭП, и документ становится двусторонним электронным актом.

Когда применяется: - Дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение условий). - Приказ об увольнении (нужно согласие/ознакомление работника). - Согласие на обработку ПДн (работник подтверждает). - Договор о материальной ответственности. - Договор обучения с отработкой.

Юридически: работник подписывает УНЭП, документ имеет две электронные подписи — УКЭП работодателя и УНЭП работника.

В оформлении приказа кадровик заранее выбирает режим — это влияет на то, что увидит работник на портале (кнопку «Ознакомлен» или кнопку «Подписать»).

§3. 👤 Шаг 1: Создание приказа кадровиком#

Процесс создания исходящего приказа структурно совпадает с разделом 05, §§ 2–5: те же типы документов, те же подпапки, те же шаблоны. Разница — на этапе оформления подписания.

[Шаг 1] В подпапке нужного типа (например, «Изменения трудового договора») создайте документ.

[Шаг 2] Заполните содержательные поля.

[Шаг 3] Сгенерируйте документ из шаблона.

[Шаг 4] Просмотрите PDF, проверьте подстановки.

[Шаг 5] В блоке «Способ подписания» выберите режим:

Опция Что произойдёт дальше
Электронно — ознакомление Режим А (см. §2)
Электронно — подписание УНЭП работником Режим Б (см. §2)
Электронно — групповая подпись (в т. ч. УКЭП руководителя + УНЭП работника) Расширенный сценарий, см. §6
Бумажно Режим выходит из этого раздела — в раздел 05

[Шаг 6] Нажмите «Перейти к подписанию» — документ переходит в маршрут.

§4. 👤 Шаг 2: Внутреннее согласование (опционально)#

Для серьёзных приказов (например, увольнение, перевод) перед направлением работнику разумно провести внутреннее согласование — у руководителя подразделения, у юриста, у финансиста.

В Ruxeo маршрут rxhr_PersonnelOrderApproval (тот же, что и в бумажном случае) умеет включать эти этапы. Кадровик при настройке маршрута:

[Шаг 1] При запуске указывает список внутренних согласующих: руководитель подразделения, юрист, экономист.

[Шаг 2] Маршрут поочерёдно ставит задачу каждому. Каждый согласующий открывает документ, проверяет, и нажимает «Согласовать» / «На доработку» / «Отклонить».

[Шаг 3] После того как все внутренние согласования прошли — маршрут переходит к подписанию работодателем.

Если внутреннего согласования не нужно — этот этап пропускается.

§5. 👤 Шаг 3: Подписание со стороны работодателя (УКЭП)#

Документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя — иначе работник на портале не сможет с ним работать.

[Шаг 1] Подписант (МЧД-уполномоченный или директор) получает задачу «Подписать приказ для отправки работнику».

[Шаг 2] Открывает документ, просматривает PDF.

[Шаг 3] Нажимает «Подписать УКЭП» → подтверждает в окне крипто-провайдера.

После этого: - К PDF применяется УКЭП работодателя. - Документ переходит в состояние «На подписании работником» (для режима Б) или «На ознакомлении» (для режима А). - Работнику автоматически отправляется уведомление на портал и по email.

§6. 🧑 Шаг 4: Что видит работник на портале#

Работник заходит на портал → видит уведомление: «Новый документ для ознакомления» (или «Новый документ к подписанию»).

[Шаг 1] Открывает раздел «На подпись» (там же отображаются документы для ознакомления — отличаются они только цветом значка).

[Шаг 2] Видит карточку приказа: вид, дату, инициатора, краткое содержание.

[Шаг 3] Открывает PDF, читает.

[Шаг 4] Принимает действие, в зависимости от режима:

Режим А — Ознакомление#

Внизу страницы — кнопки:

Кнопка Что произойдёт
Ознакомлен Фиксируется дата/время. Документ переходит в архив с пометкой «работник ознакомлен».
Не согласен Работник может оставить комментарий. Документ возвращается кадровику с пометкой «работник не ознакомлен» и указанной причиной.

⚠️ Действие «Не согласен» не отменяет приказ — кадровая правоприменимость зависит от типа приказа. Например, приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности юридически вступает в силу с момента издания, а не ознакомления; работник может только зафиксировать своё несогласие. Это важная юридическая особенность.

Режим Б — Подписание#

Внизу страницы — кнопки:

Кнопка Что произойдёт
Подписать Запускается процесс УНЭП-подписания (СМС-код → подпись применяется к PDF).
Отклонить Документ возвращается кадровику с пометкой «работник отказался подписывать». Маршрут завершается.
Отправить на доработку Работник пишет комментарий: что не так. Документ возвращается кадровику; кадровик правит, перегенерирует, заново подписывает УКЭП — и работник видит обновлённую версию.

§7. 👤 Шаг 5: Финализация#

После того как работник нажал «Ознакомлен» или «Подписать»:

  1. Документ окончательно переходит в состояние «утверждён» / «подписан».
  2. Если был сценарий с приказом по штатному расписанию — система через коннектор может передать данные в учётную систему (1С:ЗУП, SAP HR).
  3. Кадровику приходит уведомление о завершении цикла.
  4. Документ остаётся в архиве со всеми подписями и хронологией действий.

§8. 👤 Сценарий «не дождались работника»#

Бывает: работник давно не заходит на портал, не реагирует на уведомления.

⚠️ Юридически работодатель не может «подписать за работника» через КЭДО — это нарушение целостности подписи. Но есть два механизма:

Эскалация уведомлений#

Через 1, 3 и 7 дней работнику отправляются повторные уведомления (по email и в систему уведомлений).

Перевод в бумажный режим#

Если работник недоступен в КЭДО (например, в долгой командировке без связи), кадровик может:

[Шаг 1] Открыть карточку приказа → «Действия» → «Перевести в бумажный режим».

[Шаг 2] Распечатать приказ.

[Шаг 3] Передать работнику физически (через руководителя, через очное вручение).

[Шаг 4] Получить роспись в ознакомлении / собственноручную подпись.

[Шаг 5] Отсканировать и приложить к карточке.

При этом сохраняется аудит: «изначально направлен электронно, не получен ответ за N дней, переведён в бумажный режим». Это важно при последующих проверках.

§9. 👤 Сценарий «приказ на основании заявления работника»#

Цикл «Заявление работника» (раздел 06) → «Приказ работодателя» (раздел 07) — это типовая связка для отпусков, переводов, увольнений.

Пример: работник написал заявление на отпуск через портал → кадровик согласовал → создал приказ на основании заявления → подписал УКЭП → работник на портале подписал приказ УНЭП. Все три документа (заявление + приказ + подписи обеих сторон) лежат в архиве с прослеживаемой цепочкой.

В карточке приказа есть поле «На основании», где видна ссылка на заявление. И наоборот — в карточке заявления видна ссылка на «Произведённый приказ».

§10. 👁 Что положено в архив#

Для приказа в режиме «Подписание»:

/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов Иван Иванович
└── Изменения трудового договора/
    └── Доп. соглашение № ДС-2026-0015 от 26.04.2026 (УТВЕРЖДЁН)
        ├── Доп. соглашение.pdf (УКЭП работодателя + УНЭП работника)
        └── история (создание → согласование → УКЭП → отправка → УНЭП → завершение)

Для приказа в режиме «Ознакомление»:

└── Кадровые события/
    └── Приказ о премировании № ПР-2026-0087 от 26.04.2026 (УТВЕРЖДЁН)
        ├── Приказ.pdf (УКЭП работодателя)
        ├── Лист ознакомления.pdf (фиксация: работник ознакомлен 27.04.2026)
        └── история действий

В обоих случаях каждый документ можно открыть, прочитать, проверить подпись через стандартные инструменты КриптоПро и ФНС.

§11. ⚠️ Особенности#

Только для работников на КЭДО#

Исходящие КЭДО работают только для работников, у которых включён КЭДО-флаг и есть выпущенная УНЭП. Для бумажных работников отправка приказа на портал невозможна — для них только бумажный сценарий (раздел 05).

Проверка работника перед отправкой#

При выборе режима «Электронно» кадровик увидит предупреждение, если у работника отсутствует одно из: - Согласие на КЭДО. - Выпущенная УНЭП. - Активная учётная запись на портале.

Это защита от ситуации, когда приказ ушёл, но не доставлен.

Срок хранения#

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Подписи (как УКЭП, так и УНЭП) сохраняются вместе с документом и проверяемы в течение всего этого срока (юридическая значимость не уменьшается со временем).

Согласие на КЭДО — отзываемое#

Работник в любой момент может отозвать своё согласие на КЭДО (написав соответствующее заявление). С этого момента все будущие приказы должны идти бумагой. Прошлые электронные документы остаются в архиве как есть — отзыв согласия не означает «отзыв предыдущих подписей».

Групповые приказы (несколько работников)#

Если приказ касается нескольких работников одновременно (например, премирование отдела) — это отдельный сценарий: массовый приказ. См. раздел 08. Там механизм отличается — один общий документ, индивидуальная подпись каждого работника.

Что значит «УНЭП эквивалентна собственноручной подписи»#

В контексте трудовых отношений — да, по 377-ФЗ и 63-ФЗ, при наличии Соглашения о КЭДО (сторон) УНЭП-подпись имеет тот же правовой статус, что и собственноручная. Это означает, что работник, подписавший УНЭП доп. соглашение, юридически согласился на изменение условий трудового договора, и потом не может оспаривать «я этого не подписывал».

Тем не менее, всегда есть рекомендация: важные документы (увольнение, договор о материальной ответственности) лучше дополнительно сопровождать ознакомлением через дополнительный канал (письмо, телефонный разговор) — для снятия рисков спора.

§12. Что дальше#