Перейти к содержанию

10. Графики отпусков#

В этом разделе пройдём процесс годового планирования отпусков по подразделению или организации в целом. По ТК РФ работодатель обязан утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ), и работники должны быть с ним ознакомлены.

Процесс отличается от обычных приказов и заявлений тем, что в нём много участников одновременно — каждый работник вносит свои предпочтения по датам, а кадровик / руководитель консолидирует и утверждает финальную версию.

§1. Концепция#

График отпусков как документ#

В Ruxeo график отпусков — это отдельный документ в архиве (тип VacationSchedule) с тремя ключевыми атрибутами:

  • Год, на который он составлен (например, 2027).
  • Бизнес-единица (или подразделение, если нужен график на конкретное подразделение).
  • Таблица записей: одна строка на каждого работника с его планируемыми датами отпуска.

Один график = одно сочетание (год + БЕ или год + подразделение). Двух графиков на одну и ту же БЕ + год быть не может — это контролируется системой.

Жизненный цикл#

Черновик → Сбор предпочтений работников → Согласование руководителями
       → Утверждение → Действует в течение года
       → По мере исполнения отпусков — отметка факта
       → Архивация в конце года

Целевой процесс#

Идеальный процесс выглядит так:

  1. Кадровик создаёт график-каркас на следующий год для подразделения, заполняет ФИО работников.
  2. Запускает рассылку: каждый работник получает на портал персональную задачу «внести свои предпочтения по отпуску».
  3. Работники на портале видят таблицу графика, могут редактировать только свою строку — указать желаемые даты.
  4. После того как все работники заполнили или истёк срок — кадровик собирает версию вместе.
  5. Руководители подразделений проверяют, чтобы не было пересечений (один отдел не может уйти весь сразу), при необходимости создают поручения работникам скорректировать даты.
  6. Финальная версия идёт на утверждение директору и подписывается УКЭП.
  7. Утверждённый график доводится до всех работников (опционально на ознакомление под подпись).
  8. В течение года при оформлении конкретного приказа на отпуск (раздел 05, §3) система сверяет даты с графиком и предупреждает при расхождении.

§2. ⚠️ Текущее состояние реализации#

⚠️ Раздел графиков отпусков — наиболее «строящийся» в кадровом модуле. Текущая версия позволяет:

✓ Создать документ-каркас графика (тип VacationSchedule, год, БЕ). ✓ Заполнить таблицу записей кадровиком вручную (по одной строке на работника). ✓ Утвердить график через стандартный маршрут согласования. ✓ Просмотреть утверждённый график с разбивкой по работникам.

⚠️ Целевые функции, которые в текущей версии могут быть не полностью реализованы (уточняйте на стенде):

  • Рассылка работникам с индивидуальной задачей «впиши свои даты» на портале (целевое — параллельные задачи на каждого работника подразделения).
  • Ограничение прав на редактирование до своей строки (в текущей версии — либо все могут редактировать всё, либо никто; точечного row-level control нет).
  • Timeline-визуализация с 12 колонками-месяцами и цветными полосами отпусков (в текущей версии — обычная табличная форма).
  • Автоматическая генерация поручений руководителю отдела при обнаружении пересечений или конфликтов.
  • Сверка с фактическим оформлением отпусков в течение года и автоматическое заполнение колонок «Фактическое начало / окончание».

В этом разделе описано целевое поведение — как должен работать процесс «по замыслу». Конкретные шаги на вашем стенде могут быть упрощёнными (без портала-формы для работника, с ручным заполнением кадровиком вместо рассылки). Уточняйте у проектной команды состояние реализации на момент работы со стендом.

§3. 👤 Шаг 1: Создание каркаса графика#

Где: дерево слева → Архив > Кадровый > Графики отпусков → «Создать» → «График отпусков».

Заполняемые поля#

Поле Описание Пример
Год На какой год график 2027
Бизнес-единица К какой БЕ относится ООО «Демо-Компания»
Подразделение Опционально, если график на конкретное подразделение ИТ-департамент
Описание Свободный текст График отпусков ИТ-департамента на 2027 год

После сохранения система проверяет: - ✓ На указанный год + БЕ ещё нет другого графика. - ✓ Если указано подразделение — оно существует и относится к этой БЕ.

Документ создаётся в состоянии «Черновик».

§4. 👤 Шаг 2: Формирование списка работников#

В таблице графика — одна строка на каждого работника. На начальном этапе таблицу можно либо оставить пустой и заполнить вручную позже, либо заполнить автоматически по структуре.

Автозаполнение#

[Шаг 1] В карточке графика → «Действия» → «Заполнить работниками подразделения».

[Шаг 2] Указать критерии:

Параметр Описание
Подразделение Из иерархии — конкретное подразделение и/или его дочерние
На дату По состоянию работников на эту дату (например, 01.01.2027)
Включать состоявшихся? Если есть кандидаты, готовящиеся к выходу, — включать ли их

[Шаг 3] Подтвердить.

Система: - Найдёт всех активных работников указанного подразделения (включая дочерние, если выбрано). - Создаст по одной строке на каждого с предзаполненными ФИО, должностью, подразделением. - Поля «Тип отпуска», «Планируемое начало / окончание», «Длительность», «Замещающее лицо» оставит пустыми — для последующего заполнения работниками или кадровиком.

Ручное добавление#

Можно добавить дополнительные строки вручную — для работников из других подразделений, для совместителей, для договорников.

⚠️ В текущей версии действие «Заполнить работниками подразделения» может выполняться полуавтоматически или вручную по одному. Целевое — однокликовое массовое заполнение по фильтрам подразделения.

§5. 👤 / 🧑 Шаг 3: Сбор предпочтений работников#

Здесь — сердце целевого процесса.

Целевой сценарий#

[Шаг 1] Кадровик в карточке графика нажимает «Разослать работникам для заполнения».

[Шаг 2] Указывает срок (например, до 15 ноября 2026 — сбор заполнений до утверждения).

[Шаг 3] Подтверждает.

Система: - Для каждой строки таблицы создаёт персональную задачу для соответствующего работника на портале: «Заполните ваши даты отпуска в графике 2027». - Открывает работнику доступ к редактированию только его строки в общей таблице (другие строки видны только в режиме просмотра — для понимания контекста, кто когда планирует). - Отправляет уведомление работнику по email и push на портал.

🧑 Что делает работник#

[Шаг 4] Работник на портале → раздел «На подпись» → видит задачу «Заполните ваши даты отпуска».

[Шаг 5] Открывает её → видит таблицу графика подразделения, со своей строкой выделенной для редактирования.

[Шаг 6] Заполняет: - Тип отпуска (ежегодный 28 дней — обычно). - Планируемое начало. - Планируемое окончание. - (длительность считается автоматически). - Замещающее лицо (опционально, если знает, кто будет замещать). - Примечания (опционально — например, «приурочено к школьным каникулам»).

При желании можно завести несколько строк — если планируешь разбить отпуск на части (например, две недели в июне + две недели в декабре).

[Шаг 7] Нажимает «Готово».

Задача завершается, в карточке графика на стороне кадровика статус строки этого работника меняется на «Заполнено».

Цикл «доработка»#

Если работник заполнил, но кадровик/руководитель потом увидел проблему (например, конфликт дат) — может вернуть строку конкретному работнику с комментарием:

[Шаг 1] В карточке графика выбрать конкретную строку → «Вернуть на доработку».

[Шаг 2] Указать комментарий.

Работник получает уведомление с просьбой скорректировать.

⚠️ В текущей версии этот циклический процесс «рассылка → заполнение → возврат на доработку» с гранулярными правами на конкретные строки не реализован полностью. На вашем стенде, скорее всего, кадровик заполняет строки сам по сообщениям работников (электронной почтой или устно). Целевая функциональность планируется на следующих итерациях.

§6. 👤 Шаг 4: Согласование#

После того как все строки заполнены (или истёк срок ожидания), кадровик готовит график к согласованию:

[Шаг 1] В карточке графика проверяет таблицу: все ли строки заполнены, нет ли явных конфликтов.

[Шаг 2] «Запустить рабочий процесс» → «Согласование графика отпусков» (rxhr_VacationScheduleApproval):

Этап Согласующий Что проверяет
Согласование руководителями Каждый руководитель подразделения Что в его подразделении не уйдут все одновременно, есть кому подменять
Согласование HR Главный кадровик Корректность общего объёма (28 дней на работника по умолчанию), отсутствие пересечений
Утверждение директором Руководитель организации Финальное одобрение

[Шаг 3] Запустить.

Решение конфликтов#

Когда руководитель подразделения видит, что несколько работников хотят пересекающиеся отпуска (например, оба ведущих разработчика хотят июнь):

⚠️ В целевой реализации руководитель сможет создать Поручение конкретному работнику «прошу скорректировать даты» — поручение пойдёт через стандартный механизм поручений (модуль документооборота). Работник получит задачу, скорректирует строку графика, поручение закроется.

В текущей версии Ruxeo автоматическая генерация Поручений из графика отпусков не реализована — руководитель формирует поручения вручную через стандартный модуль документооборота, либо просто связывается с работниками напрямую (вне системы).

§7. 👤 Шаг 5: Утверждение и подписание#

После прохождения цепочки согласований — финальное утверждение:

[Шаг 1] Директор получает задачу «Утвердить график отпусков».

[Шаг 2] Открывает PDF-версию графика (генерируется по форме Т-7).

[Шаг 3] Нажимает «Утвердить и подписать УКЭП».

После подписания: - Документ переходит в состояние «Утверждён». - Регистрируется в журнале приказов. - Доводится до всех работников через уведомление на портал и email — каждый видит финальную версию своего графика.

Ознакомление работников (опциональный шаг)#

⚠️ По ТК РФ работники должны быть извещены о своём отпуске не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Это извещение происходит позже, при оформлении конкретного приказа на отпуск (раздел 05, §3). На этапе утверждения графика отдельное «ознакомление под подпись» — обычно факультативная практика, и в Ruxeo её можно либо настроить как массовый приказ на ознакомление (раздел 08), либо пропустить, ограничившись доступностью графика на портале.

§8. 👤 Шаг 6: Жизнь графика в течение года#

Утверждённый график — это обязательный документ для работодателя и работника (ст. 123 ТК РФ). Изменения в нём допустимы, но требуют формального оформления:

Перенос отпуска#

Если работник или работодатель хочет перенести отпуск (например, по производственной необходимости):

  • В графике в строке этого работника помечается «перенос», указывается новая дата.
  • Оформляется отдельный приказ о переносе (раздел 05, §3).

Сверка с фактом#

⚠️ Целевое поведение: при оформлении конкретного приказа на отпуск (раздел 05, §3) система сверяет даты с графиком и: - Если даты совпадают — заполняет «Фактическое начало/окончание» в соответствующей строке графика автоматически. - Если даты отличаются — выдаёт предупреждение «отличается от графика на N дней» с возможностью продолжить или скорректировать.

В текущей версии автоматическая сверка может работать в упрощённом виде или требовать ручного связывания приказа с графиком.

Завершение года#

В конце года график переводится в состояние «Архивирован». В нём остаётся отметка по каждой строке: - «Использовано» — если отпуск был оформлен и проведён. - «Перенесено» — если отпуск перенесён на следующий год. - «Отменено» — если работник уволился раньше или отказался от отпуска.

§9. 👁 Что положено в архив#

/Архив/Кадровый/Графики отпусков/
└── График отпусков 2027 (УТВЕРЖДЁН)
    ├── PDF по форме Т-7 (УКЭП директора)
    ├── Таблица записей по 47 работникам с финальными статусами
    └── история действий (создание → рассылка → 47 заполнений → согласования → утверждение)

В каждой карточке Сотрудника в подпапке «Отпуска» — ссылка на текущий график:

/Архив/Кадровый/Сотрудники/Иванов И.И./Отпуска/
└── (пока пусто — до оформления конкретных приказов на отпуск)
└── ссылка на «График отпусков 2027» (планируется: июнь 14 дней + декабрь 14 дней)

При оформлении конкретного приказа на отпуск в течение года — он будет связан с графиком ссылкой.

§10. ⚠️ Особенности#

Возможные проблемы при заполнении#

В реальности у работников возникают вопросы при заполнении: «Что писать, если ещё не знаю?», «Можно ли позже изменить?», «А если мой коллега тоже хочет в эти даты?». Кадровику стоит заранее довести до работников:

  • Что писать, если даты не определены: ставить наиболее вероятный диапазон, оставить примечание «требуется уточнение».
  • Можно ли изменить: до утверждения графика — да, через возврат строки на доработку; после утверждения — только через приказ о переносе.
  • Конфликты с коллегами: руководитель подразделения принимает решение приоритета (часто — по принципу «кто раньше внёс»; иногда — по личным обстоятельствам).

Подразделение vs БЕ#

График можно делать на БЕ целиком или на конкретное подразделение. На крупной БЕ удобнее иметь несколько графиков по подразделениям — так руководители каждого подразделения работают со своим документом, а HR-команда сводит итоговую картину через отчёты.

Срок хранения#

Утверждённые графики отпусков хранятся 5 лет после окончания года, на который они составлены (типовая практика). После — могут быть переведены в «холодное» хранилище.

Сохранение и контроль#

После утверждения график не должен меняться «по требованию». Любое изменение — это отдельный приказ. В Ruxeo это поведение поддерживается жизненным циклом документа: после состояния «Утверждён» прямое редактирование таблицы запрещено, изменения вносятся только через действия «Перенос», «Отзыв», «Отмена».

Если работник уволится до отпуска#

Запись в графике остаётся в виде истории. При увольнении уволяемому компенсируется неиспользованный отпуск (если есть остаток); запись в графике помечается «отменено в связи с увольнением».

§11. Что дальше#